方針や手続きによって指示されていないほとんどのビジネス機能は混沌としたそして無秩序になります。記録の保存はビジネスの最もエキサイティングな側面の1つではありませんが、最も重要なことの1つです。文書保管用の体系化されたシステムは、無駄な記録を排除し、監査の際にビジネスを保護します。いつそれを維持し、いつ廃棄するかを知ることは、成功する事業運営を発展させる上で重要なステップです。
ユニバーサル保存スケジュール
すべての企業は、すべての部門に共通の記録保持システムを開発する必要があります。レコードの保存に関しては、全員が同じページに配置されます。あなたのビジネスおよび運営部門のための法律および法令を調査しなさい。たとえば、法律事務所には、小さな食料品店とは異なる要件があります。必要に応じて、このシステムを作成するために弁護士に相談してください。機能と部門に基づいて計画に索引を付けます。スケジュールを作成し、分類コードを割り当てます。
レコードインベントリ
レコードインベントリは、保存管理における重要なステップです。これは、組織内のすべてのレコード（電子および紙）の正確なリストです。リストには、「総勘定元帳」などの各レコードのタイトルとドキュメントの場所を詳述する必要があります。さらに、レコードの分類を含めます。これはあなたの会社のスケジュールに基づく保持のベンチマークになります。たとえば、スプレッドシートを作成します。最初の列はタイトル「買掛金エージングレポート」です。2番目の列ヘッダーは分類「買掛金」です。列3は部門「経理」です。スプレッドシートの残りの部分には場所を含めることができます。 「東の保管室、キャビネット4」と保管コード「スケジュールA」
文書評価
評価プロセスでは、保存期間を超過したドキュメントを排除するために、オンサイトレコードの全社的な分析が必要になります。この形式のハウスクリーニングは余分な記録の蓄積を排除します。レコードインベントリリストを利用して、期限切れの文書を破棄します。完了したら、すべてのストレージを確認して、在庫リストを更新します。この間に、前回のレビュー以降に制定された変更を認識するために法律を調べます。レビューを毎年、四半期ごと、または月ごとにスケジュールします。
