請求書は、サプライヤが商品の出荷とともにバイヤーに送信する文書です。それは配達に含まれるアイテムと彼らに支払われるべき金額をレイアウトします。明細書は、顧客が未だに口座に仕入先を所有していることに関する最新のレポートです。
意図の違い
請求書の主な目的は、購入者に支払いを依頼することです。請求書はまた、購入注文に含まれる各品目の費用を購入者に知らせます。なぜ買い手が特定の金額を負うのかについてのベンダーのコミュニケーションです。ステートメントの主な目的は、購入者にアカウントでの支払いを強いることです。明細書には最新の請求が含まれていますが、前回の購入に対して未払いの金額も購入者に通知されます。
請求書要素
一般的な請求書には、特定の注文に関連するいくつかの要素が含まれています。請求書の上部には、請求書のタイトル、ベンダーの連絡先情報、および顧客の名前と番号を含むヘッダーが含まれています。追跡目的の請求書番号もあります。購入日、製品名、製品番号、数量注文、および単価は、注文された各商品ごとに分類されています。購入した全商品の小計、消費税額、および最終合計は、通常、請求書の下部に表示されます。支払い条件や支払い先に関する情報もあります。
ステートメント要素
明細書は通常、請求書ほど複雑でも詳細でもありません。明細期間中に記録された各取引の日付が表示されます。未払いの金額のみを明細書に記載する会社もあれば、一定期間内のすべての取引を表示する会社もあります。請求書番号と各請求書からの請求書の合計は、明細書に明細化されています。この情報により、顧客は明細書の支払済みおよび未払いの請求書を請求書および領収書と照合することができます。明細書には、支払条件と送金情報も含まれています。
日付と支払い
請求書には通常、注文が処理または出荷された日付と、支払期日が含まれています。明細書には「明細書日付」があり、これは明細書が確定されて購入者に送信される日です。明細書を待つよりも、請求書が到着したときに定期的に支払うべきであることが買い手にとって最良である、と会計士Harold Averkampは助言します。支払いが処理される前にステートメントが発行されることがあります。したがって、請求書を一貫して支払うことで、明細書の到着時に残高が支払われたかどうかについての混乱を避けることができます。
