忙しい一日の仕事中に、重要な詳細情報を見失ったり忘れたりするのは簡単です。特にビジネスミーティングでは、慎重な記録管理が不可欠です。議事録は会議の公式記録となります。彼らは、会議中に誰が出席したのか、何を話し合い、何を決定したのかを説明するべきです。慎重に準備すれば、過去、現在、および将来のビジネス上の決定について、全員に同じページで情報を提供するための最も効果的な方法の1つになります。
あなたが必要とするアイテム
-
会議の議題
-
メモを取るアイテムまたはワープロ
会議の日時、場所を記録します。
年配の順に、出席者全員をリストします。
必要に応じて、定足数が存在するかどうかを示します。すべての会議が定員会、または会議を有効にするために最低限の数の出席者を必要とするわけではありません。ただし、定足数が必要かつ提示されている場合は、会議中に行われたビジネス上の決定が有効かつ執行可能であることを意味します。定足数がなければ、企業は行動できません。
議事録を時系列で説明する。会議がいつ注文され、誰によって呼び出されたかに注目することから始めます。
トピックを始めた人それぞれの名前を書き留めて、ディスカッションに関する最も重要な詳細を書き留めます。
話し合っていることに賛成または反対する人々の名前を書き留め、合意または反対の性質を簡潔に述べる。
会議の各セクションを最後の決定の要約で終わらせてください。
会議が終了するまで、手順5〜7を繰り返します。
あなたのメモに基づいて会議の正式な要約を書きなさい。会社のレターヘッドを使用して、出席者のそれぞれに最終コピーを送付してください。
ヒント
-
会議議事録の概要として会議の議題を使用します。議題は通常、会議の主なトピックの概要を示します。議題をアウトラインとして使用すると、議事録を整理しやすくなります。
MITのSloan School of Managementで経営コミュニケーションの上級講師を務めるNeal Hartman氏は、テクノロジによって一定の時間が節約される可能性があるが、Forbes Webサイトのコラムで、全員が集中できるようにテクノロジを禁止することを提案しています。議事録を取り込むのに役立つテクノロジーを使用することにした場合は、単純なワードプロセッサ以外に、電子メール、インターネット、またはその他のプログラムへのアクセスを一時的にブロックする、注意散漫なソフトウェアの実装を検討してください。
