メモは一度に多くの人に送られることが多く、ビジネスレターのようにパーソナライズされることを意図したものではありません。ビジネスメモは、指示を与えるため、または聴衆に知らせるために書かれています。そのオーディエンスは、組織のメンバーまたはクライアントなどの第三者になることができます。クライアントメモを書くとき、あなたのメモを通して専門的であり続けることとたくさんの情報を与えることはさらに重要です。あなたの会社に関する情報などの追加の資料が、クライアントメモに含まれている場合があります。
クライアントメモの見出しを作成します。見出しカテゴリは、宛先、開始日、日付、および件名です。 宛先セクションには、メモを送信しているすべてのクライアントを含める必要があります。あなたの名前はFromセクションに入ります。メモを送信する日付は「日付」の後に記入し、メモの件名には「Webサイトプロジェクトに必要な追加情報」などの目的を明確に説明する必要があります。
クライアントを念頭に置いて最初の段落を書いてください。最初の段落は、メモの目的を簡単に説明しているいくつかの文になります。 Webサイトプロジェクトの例を使用して、クライアントに対して取り組んでいるプロジェクト、追加情報が必要な理由、およびその情報とは何かを説明します。これは要約なので、詳細を含める必要はありません。
メモの本文を書きなさい。それは通常数段落の長さである。ここに、クライアントの参照用の詳細を含めることになります。たとえば、Webサイトプロジェクトのどの部分で問題が発生しているのか、クライアントからどのような具体的な情報が必要なのかなどについて話すことができます。
必要に応じて、クライアントに必要な手順を最後の段落に含めます。新しい会社の方針に基づいてクライアントを更新するなどの有益なメモは、このセクションを必要としません。ただし、Webサイトプロジェクトの例では、追加情報を送信する方法をクライアントに説明する必要があります。クライアントに何のアクションも要求されない場合は、質問がある場合に備えて連絡先情報を提供できます。彼の時間に感謝するのを忘れないでください。
