今日のインスタント通信技術においても、正式なビジネスレターは依然として一般的に書かれています。 Eメールやファックスを送信するのではなく、人や企業が手紙を書くことを選択することができるさまざまな理由があります。ビジネスレターを送信するときには、3つの主要部分（最初、中間、最後）を正しく記述する必要があります。
はじめ
手紙の冒頭には、手紙のメッセージに直接関係のない情報が含まれています。日付が一番上に表示されます。送信者と受信者のアドレスが次に入力されます。ただし、差出人の住所がレターのヘッダーまたはフッターに表示されている場合は、入力する必要はありません。これには参照行が続きます - "RE："として見られます - それは手紙のメッセージに関連する手紙の始めの部分の一部です。メッセージを1〜8語で要約しています。その後、その手紙が宛てられた人への挨拶または挨拶文がなければなりません。それは通常、挨拶文の後にコロンを付けて、「親愛なる：」または「懸念する人」の形式になります。個人的な手紙はあいさつ文の後にコンマを使います、しかしビジネスの手紙は常にコロンを使います。
中間
手紙の真ん中は手紙の本文としてより一般的に知られています。それは基本的なメッセージを含みます。最初の文は、取り上げられているトピックを紹介します。詳細と考察のポイントは次に来る。最後に、結論があります。手紙の本文は要点と簡潔にするべきです。送信者と受信者の間の個人的なアイテムや問題は、ビジネスレターの一部として含めるべきではありません。
終わり
エンディングを構成する文字にはいくつかの基本的な要素があります。 「誠実」や「よろしく」などの最後の挨拶文が適切です。その下に、送信者の名前を印刷します。送信者のタイトルを名前と同じ行またはそのすぐ下に含めます。終結挨拶文と送信者の名前の間には約2インチのスペースを空けてください。このスペースは送信者の署名用です。送信者が誰かに文字を入力して準備させた場合、その人は送信者の名前と役職の下に確認できます。これを行うにはいくつかの方法があります。最も一般的な方法は、送信者のイニシャルを大文字で入力し、スラッシュ（/）を入力し、作成者のイニシャルを入力することです（例：ABC / def）。同封物は手紙の最後に書き留めてください。 「Enclosure（3）」と入力します。3はメーリングに含まれる同封物の数です。
手紙を郵送する
手紙はビジネスサイズの封筒にぴったり収まるようにきちんと折り畳まれています。同封物は、手紙には綴じられていません。ビジネスレターには、受取人の名前が手書きではなく封筒に入力されています。多くの企業は、会社のロゴと住所でデザインされた封筒を印刷しています。これらは最もプロフェッショナルな外観です。中小企業では、貼り付け済みの印刷済み住所ラベルを使用する場合があります。戻りアドレスが入力されるので、これらが許容できます。手書きはプロとは見なされず、避けるべきです。
