購買発注承認にMS Outlookを使用する方法

遅い注文履行はあなたの会社が提供できる顧客サービスの質を下げることができます。質の低いカスタマーサービスは、最終的にあなたのビジネスの財務上の収益に影響を与えます。購買発注の承認を可能な限り迅速かつ効率的に処理することは、会社が物事をタイムリーに流し続けるために必要な物資を得ることを意味します。 Microsoft Outlookの電子メールクライアントを使用して発注承認要求を送信すると、サプライ品や卸売商品の発注プロセスを合理化しながら、適切な購入手順に従うことができます。

発注書を準備する

Microsoft Officeの発注書テンプレートページに移動して、テンプレートを選択します。コンピュータ上のプログラムでテンプレートを開いて編集して保存できることを確認してください。 Microsoft Excel、Microsoft Wordまたは他の適切なプログラムを使用してテンプレートを作成します。

選択したテンプレートのダウンロードボタンをクリックして、指定したプログラムでテンプレートを開くときに開くを選択します。ニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズし、コンピュータに保存します。

マイクロソフトで入手できるテンプレートが気に入らない場合は、独自のカスタマイズしたテンプレートを作成して保存してください。必要に応じて、Microsoftのテンプレートをガイドとして使用できます。

プログラムメニューを使用して、テンプレートに基づいて「新しい文書」を作成します。ショートカットを使用してもテンプレートへのアクセスは提供されません。あなたの文書を記入してあなたのコンピュータに保存してください。

それがあなたがあなたの購入注文を作成する方法であるならば、購入注文を送るために金融プログラムを使いなさい。 QuickBooksなどの一部の金融プログラムはMicrosoft Outlookと統合されているため、プログラムから直接承認を得るために購入注文書を送信できます。

Microsoft Outlookと統合せずに、可能であればスプレッドシートまたはワード形式を使用して金融ソフトウェアから購買発注をエクスポートします。これが不可能な場合は、完成した購入注文書をPDF文書として印刷し、それをコンピューターに保存してください。

発注書を送信する

Microsoft Outlookを開き、左上隅にある新規ボタンをクリックして新しいメッセージを開きます。

「挿入」タブに行きます。添付ファイルをクリックし、購入注文書に移動して選択します。「挿入」ボタンをクリックしてEメールに添付してください。

フォントサイズを14に設定し、フォントの色を黒に設定します。「添付の注文書を確認して承認しました」と入力します。新しい行を入力します。

フォントサイズを11に設定し、フォントの色をグレーに設定します。添付の注文書を確認して、このメールに返信してください。購入注文を承認するには「Y- あなたの名前」、購入注文を拒否するには「N- あなたの名前」の下に入力してください。注：返信は返信先の電子メールアカウントから送信される必要があります。

4行スキップし、フォントサイズを14に、フォントカラーを黒に設定します。「この購入注文を承認する権限がありません」と入力します。新しい行を入力します。

フォントサイズを11に設定し、フォントの色をグレーに設定します。「送信者に返信」と入力します。この注文書を承認する権限がない場合は、上のフィールドに「X」を入力します。また、誰であるかがわかっている場合は、X - Bill Smithのように名前を入力します。