ビジネスレターの正しい挨拶

挨拶は手紙の中の挨拶です。これは受信者へのアドレス指定方法であり、メッセージ内の他のコンテンツのトーンを設定します。最近のビジネスでは、ほとんどの対応はメールで行われています。ただし、郵便は一部の業界では特定の種類のビジネス文書とともに使用されています。どちらの場合も、正しい挨拶文を使用してレターを受信した相手に敬意を示し、コミュニケーションの開始時に彼を関与させることが重要です。

ヒント

ビジネスレターの適切な挨拶は、印刷物か電子メールか、および配信されるメッセージの性質によって、ドキュメントのトーンによって異なります。

ビジネスレターの挨拶を選択する方法

ビジネスレターにどの挨拶文を使用するかは、いくつかの要因によって決まります。まず、話し合っている事項の性質を理解します。それは正式な調子か非公式の調子を必要としますか？たとえば、会社での仕事への応募は正式な業務上の取引であり、正式な挨拶文を記載したビジネスレターが必要です。その一方で、昼食会の時期について同僚に電子メールで送信するのに、正式な挨拶文は必要ありません。同様に、これまで話したことのない顧客に対応するには、定期的に取引を行っているパートナーと話すよりも、正式な口調が必要になる場合があります。

使用する挨拶文を決定する際に考慮すべきもう1つの要素は、メッセージ全体のトーンです。あいさつ文は受信者が読むビジネスレターの最初の部分なので、メッセージ全体のトーンを設定します。あなたが伝えたいトーンに基づいて慎重に挨拶文を選択してください。さらに、あなたが使用する挨拶文はあなたがあなたが知っていることに依存し、受信者について知らないでしょう。あなたがその人の名前、性別、職業、信任状を知っているかどうかは、あいさつ文を選ぶ際に役立ちます。

ビジネスレターの形式を検討する

あなたが使う挨拶文はあなたの手紙のフォーマットにも依存するかもしれません。たとえば、ポストメールとEメールのどちらでメッセージを送信するかによって、選択したグリーティングの種類が変わる場合があります。さらに、文字の種類によって、使用する挨拶文も決まります。たとえば、郵便で送付されたビジネス提案の紹介状は、社内リストに電子メールで送信された全社的なメモよりもはるかに正式な挨拶がある場合があります。また、ビジネスレターを1人の人に送信するのか、複数の人に送信するのかを検討する必要があります。これは、選択したグリーティングに影響するためです。

ビジネスレターの送付先

ビジネスレターを開始する前に、メッセージの送信先を確認してください。あなたが個人に手紙を書いているなら、正しい綴りで彼のフルネームを知っていることは重要です。受信者がAlexやPatのように性別に中立な名前を持っている場合は、組織に電話をかけて性別を調べることで、将来的に恥ずかしいことを防ぐことができます。あなたがその人の性別に気付いていないのであれば、あなたはあなたの挨拶に礼儀の記事を落とすことができます。

ビジネスレターが受信者がすでに送信したメッセージに返信される場合は、名前の署名方法に注意してください。彼らのフルネームがCassandraで、彼らが彼らの手紙に「Cass」と署名した場合、あなたは彼女を「Cass」と名乗る傾向があるかもしれません。これはあなたの関係の性質とあなたが書いている文書に依存します。最初に招待されることなく、誰かの名前を短くしないでください。

性別別タイトルの使用

場合によっては、挨拶の一環として性別固有のタイトルを使用することを選択できます。「Mr.」は男性に使用され、彼の姓の前に付けられます。例えば、スミス。既婚女性の場合は、姓の前に「夫人」と入力します。未婚の女性の場合は、「Miss」を使用できます。婚姻状況がわからない状態で女性に書き込む場合は、「Ms. Smith」のように「Ms.」を使用できます。

性別固有のタイトルを使用することを決定する前に、あなたの言語が包括的かどうかを検討してください。何人かの人々は男性か女性として識別しないかもしれませんまたは反対の性として識別するかもしれません。状況がよくわからない場合や、そのことがわからない場合は、性別固有の言語を完全に除外して対応することもできます。

正式な挨拶文

ビジネスで最も一般的な正式な挨拶文は「親愛なる」です。その挨拶文をさまざまな方法で使用できます。

スミスさん
親愛なるジョン/ジェーン
親愛なる夫人/夫人。スミス
John Smith様

あなたが受取人の名前をどのように扱うかは、ビジネスレターの形式およびあなたとの関係によって異なります。「To De」という挨拶文と同様に、「Dear」は印刷用と電子メール用の両方のビジネスレターに使用できます。「Hello」は別の正式な挨拶文です。ただし、これは一般にポストメールではなくEメールで使用されます。

非公式挨拶文

ビジネス環境では、あまり正式でないグリーティングを使用できます。ただし、それらが許容できるかどうかは、組織の文化、レターの受信者、およびメッセージの性質によって異なります。

正式な階層構造がない組織や、お互いをよく知っている少数の従業員しかいない中小企業では、正式な挨拶文は必要ないかもしれません。一般的に、あなたがなじみのある同僚やパートナーとの社内でのやりとりでは、特に電子メールでコミュニケーションをとるときは、「こんにちはジョン」または「ヘイジェーン」を使用することが許容されます。

組織の文化が非公式であっても、新しい顧客や利害関係者と話すとき、または仕事に応募するときなど、正式な挨拶文が必要な場合があります。

未知の受信者への挨拶

時々ビジネスレターを書くとき、あなたは受取人の名前を知らないかもしれません。この場合は、事前に組織に電話して、だれがあなたのビジネスレターを見ているのかを見つけ、それに応じてあなたのメモに対処してください。会社のWebサイトでこの情報が見つかるかどうかを確認することもできます。受信者の名前がわからない場合は、次のような一般的な挨拶文でビジネスレターを送信できます。

親愛なるサーまたはマダム
ご担当者様
採用担当マネージャーへ

複数の受信者に対する挨拶文

ビジネスレターの複数の受信者を扱う場合は、「Dear Jane and John」または「To Mr. and Mrs. Smith」のように、挨拶文を複数の名前を含めるように調整します。リストする名前が3つ以上ある場合は、名前をすべて無視して、次のような一般的なグリーティングを使用することを選択します。

親愛なるチーム
こんにちは、みんな
人事部へ
ブルースカイコーポレーション各位

特定のタイトルに関するガイドライン

ある人の職業や学歴によっては、手紙の形式によっては、ビジネス上の挨拶の際に特定の方法でそれらに対処する必要がある場合があります。一般的に、これは聖職者のメンバー、医療専門家、学者、軍人および選出された役人に適用されます。

たとえば、医学の学位を取得している人に手紙を書く場合は、「博士」のように姓の前に「博士」を使用します。教授、裁判官、ラビ、イマーム、または牧師に手紙を書くときは、姓の前に「スミス親愛なる牧師」のようにフルタイトルを書き出してください。軍のメンバーに書くときは、フルランクを使用するのが適切です。「親愛なる中将ゼネラルスミス」や「ハローキャプテンスミス」のように、あいさつの姓。