従業員文書はいくつかの理由で重要です。ドキュメンテーションは、採用と選択から辞職、退職、または解雇までの雇用行為を正当化します。トレーニングと開発、報酬と手当も従業員の文書の一部です。正確で完全な文書を維持することは、後継者育成や内部からの昇進などの人的資源の目的をサポートします。従業員の文書は、慎重に、内密に、そして会社の方針に従って作成されると、人事部のバックボーンになります。
募集と選定
あなたの採用および選考プロセスが、申請者追跡システムを介したオンラインでの申請の提出から始まる場合でも、ドキュメンテーションは依然として採用プロセスの重要な要素です。採用プロセスには、最低限、電話による予備審査、面接、面接評価が含まれます。文書化はこのプロセスに不可欠です - 個人的なインタビューの間にメモをとることは賢明な採用決定をするのを助けるために事実上必要条件です。さらに、候補者の資格を他の採用担当マネージャに伝えたい場合は、面接メモを共有することをお勧めします。インタビューのメモには、あなたの個人的な評価と意見が含まれています。したがって、採用および面接の過程で得られたメモにテストの得点が含まれていないか、受験者のスキルセットに関する特定の事実についての記載がない限り、通常、この種の資料は人事ファイルの一部にはなりません。重要なのは、従業員の文書も雇用適格性を実証することです。
従業員のトレーニングと育成
従業員の業績を文書化することは、仕事の満足度、生産性、およびエンゲージメントを維持するために重要です。業績管理システムには、職務内容説明、非公式のフィードバック、トレーニング、懲戒処分、および年次業績評価など、さまざまな要素が含まれています。これらすべてのコンポーネントは、パフォーマンス管理システムが順調に進むための文書を必要とします。ドキュメンテーションの欠如は、この分野でのコミュニケーションの欠如に近いです。従業員は、モチベーションを高め、従業員の士気を高めるためにフィードバックに頼っています。文書がなければ、従業員には雇用主の期待に応えるために必要なツールが欠けています。
報酬とメリット
従業員ドキュメンテーションはあなたの報酬と給付の構造の重要な要素です。この種の文書がなければ、従業員の賃金、メリットの増加、年末の賞与、および必須および自主的な控除を追跡することは不可能です。ドキュメンテーションはまたヘルスケアの選択、扶養家族の介護および柔軟な支出勘定のような従業員給付の状態を維持します。給与管理部門では、この分野の従業員用文書の多くを記録しています。ただし、あなたのプライバシー担当者は、従業員情報の機密性を保護するために、すべての医療関連文書に排他的にアクセスできます。
雇用終了
従業員の会社での任期が終了すると、文書化は非常に重要になります。理由にかかわらず、あなたはこの雇用行為を文書化した書類を作成し提出しなければなりません。あなたが従業員を退職させた場合、文書はあなたの決定を正当化するでしょう。業績の不振、方針違反、または重大な違法行為に関連する従業員の解雇には、不本意な解雇を裏付ける文書が必要です。従業員が不当な解雇について苦情を申し立てることにした場合、苦情が訴訟に発展した場合、文書化によって会社の資産を保護することができます。従業員が退職または辞職した場合は、健康と所得の継続給付のために文書化が必要です。
