ベンダーのサービスが不要になった場合は、元の契約または契約の条項に従ってサービスをキャンセルしてください。通常30日という一定量の通知を規定した契約がある場合は、それも尊重してください。
あなたの手紙をフォーマットする
会社のレターヘッドで自分のレターをフォーマットし、会社の所有者または連絡窓口となる営業担当者に宛ててください。あなたの口座番号を参照し、あなたの最初の契約書のコピーを添付し、そして手紙の始めにあなたの要求を述べなさい。例えば、次のようになります。 30日前に ベンダ契約を締結する（顧客番号11111）。 2015年6月1日以降、サービスは不要になります。」
あなたの理論的根拠を説明する
サービスをキャンセルした理由を説明してください。たとえば、「マーケティングサービスを社内に導入することにしたため、コンサルティング会社のサービスは不要になります」とします。
会社で悪い経験をしたためにキャンセルした場合、その問題に注意を向けることを選択した場合は、専門的に行ってください。たとえば、「残念ながら、当社の業務上の関係の中で、配達は一貫して遅れ、サービスは信頼できませんでした。」
ヒント
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サービスやコストが低いためにキャンセルする場合は、懸念を表明し、問題を解決する前にベンダーが問題を解決するか、新しい価格を提示するようにしてください。
ものを折り返す
最終請求書を要求するか、キャンセルレターに最終支払いを含めてください。返却する機材がある場合や、梱包が緩んで終わっている場合は、それを通信文に記載してください。例えば、「私たちがあなたの会社から借りたコピー機は、6月1日以降はいつでもピックアップ可能です。」
良い言葉の一部
あなたがあなたのベンダーと良い関係を持っていたならば、良い条件で結論を出してください。たとえば、「ここ数年は一貫したオンタイムサービスをご利用いただきありがとうございます。今後のお客様の参考になることを嬉しく思います。」
仕事上の関係が理想的ではなかった場合は、プロの承認が必要です。 「このキャンセル契約に早急にご注目いただきありがとうございます。私たちの職業的関係を確定する最終的な事務処理を受け取ることを楽しみにしています。」
ヒント
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取消の書面を発行する前に個人電話をかけることを検討してください。これにより、ベンダーのサービスが再び必要になった場合、友好的に別れ、将来の良い関係を築くことができます。
