今日の世界では、いくつかの方法を使用して専門的にコミュニケーションをとることができます。手紙、電子メール、グリーティングカードの適切な業務上の対応のルールを知っておくことが重要です。ちょっとしたミスは、あなたの通信を受け取った人を感動させることと彼を怒らせることの違いを生むことができます。また、電子メールが入力された文字や手書きのメモに対していつ十分であるかを知ることは役に立ちます。
伝統的な手紙
重い素材や質感のある素材を使用して、伝統的な文字をレターヘッドに印刷します。レターヘッドには、送信者の名前、住所、電話番号、および電子メールアドレスを含める必要があります。レターヘッドが利用できない場合、またはレターが個人的な場合は、レターを送信する1人または複数の人の適切なタイトルが左上隅に表示されます。たとえば、あなたとあなたの配偶者がビジネスに苦情の手紙を送っている場合は、以下を記入してください。
John A. Doe氏123夫妻メインストリート、米国555-555-5555 [email protected]
次に、連絡先の受取人と住所を左端にリストします。名前と住所は、彼の役職と指定を含めて正式なものにしてください。
日付はスペル形式で次に表示されます。たとえば、2010年6月23日です。日付の下に、 "RE：（reference）"の形式を使用して、レターの件名を参照する行を含めます。
挨拶は次にあり、パーティーとのあなたの関係を反映するはずです。あなたがファーストネームベースでいる場合は、 "Dear"で彼女に挨拶し、彼女のファーストネームを含めてください。手紙が部署や未知の受取人宛てのものである場合は、 "Dear Sirs"、 "Dear Sir or Madam："、あるいは "To Who It It懸念がある人"まで使用してください。
すべてのビジネスレターは正式に閉じる必要があります。プロのエンディングのための最良の選択は、単に「誠意を持って」または「最高よろしく」です。愚かな終わりを避けてください。
手書きのメモ
手書きのメモは、お礼、卒業、家族の誕生、昇進、お祝いなどの功績に対するお祝いなど、多くのビジネス状況で適切です。
封筒には受取人の正式な名前と住所を含める必要があります。返信先住所は封筒の裏面に記載されていますが、前面の左上隅に記入できます。
カードには、あなたの関係に基づいたおなじみのグリーティングが含まれているはずです。ファーストネームの場合は、ファーストネームを使用してください。そうでなければ、感情に合ったうやうやしい挨拶を選びなさい。
メモの本文を短くして、青または黒のインクできれいに書いたり印刷したりします。あなたがまともな手書きを持っていないならば、そうする人を見つけてください。
要点を説明します。あなたがありがとうと言っているならば、あなたが彼女に何を感謝しているかを受取人に思い出させるフレーズまたは2つを選んでください、しかしあまりにも詳細にならないでください。あなたが誰かを祝福しているならば、何のために、そして適切ならば、あなたが情報をどのように受け取ったかを含めてください。たとえば、クライアントのエンゲージメントが新聞にあった場合は、アナウンスメントを切り取り、それをカードに含めるか、メモに記載します。
「誠意をこめて」でメモを終了します。あなたが受取人に慣れていない場合は、正式な名前と役職で手紙に署名してください。あなたがもっとよく知っているならば、あなたのファーストネームは適切です。
Eメール
電子メールはビジネスコミュニケーションマナーのための新しい議論のテーマを提示します。最初のルールはあなたの受信者がEメールのやりとりを受け入れるか好むことを知ることです。
立派な電子メールプロファイルを提示する。あなたの住所と件名は識別可能でなければならず、あなたの仕事上または職業上の地位を反映しているべきです。たとえば、クライアントに電子メールを送信している場合は、「doefamily1987 @ bigmail.com」ではなく、「[email protected]」になります。
伝統的な手紙のように内部のアドレスは必要ないので、あいさつ文から始めましょう。これはあなたと受取人との関係を反映し、できるだけ正式なものにするべきです。一般的なビジネス用Eメールの偽造は、そのEメールが自分宛のものであることを受信者に知らせる単純なグリーティングの欠如です。
直接処理する必要があるビジネス上の問題を解決するために電子メールを使用しないでください。電子メールの衝突を避け、電子メールはハードドライブやサーバーに永久に保存され、法廷で使用される可能性があることを忘れないでください。
ビジネスEメールにごちゃごちゃするのを避けます。多くの詳細を含める必要がある場合は、それらを電子メールの本文に入れる代わりに、それらの文書を作成して添付します。
顔文字、コンピューターのスラング、感嘆符、疑問符を複数回使用しないでください。内容やフォーマットについて疑問がある場合は、レターヘッドに印刷してその専門性を評価してください。それが紙の上で専門的に見えないならば、それは電子メールの中で専門的ではありません。
「ありがとう」または「誠意をこめて」で最後のプロを作りましょう。あなたの仕事と連絡先の情報はあなたのEメールの署名に入っていなければなりません。スキャンされた、または他の方法で電子的にフォーマットされた署名は許容可能です。通常、見積もり、キャッチフレーズ、またはその他の情報を使用する場合は、それがビジネスの状況にどの程度適切であるかを評価してください。
