現代のビジネスでは、小規模の顧客グループをターゲットにしてメッセージングをセグメント化したり、大規模で散在する従業員にニュースを即座に配信したりできます。しかしながら、これらの機会はビジネスコミュニケーションを以前より難しくしませんでした。組織は顧客や外部の利害関係者と効果的にコミュニケーションをとれなかった場合の影響をすぐに学びますが、 無効な内部コミュニケーションは見つけるのが難しいかもしれません 手遅れになるまで。
好みの問題
従業員は、コミュニケーションの好みを同僚のものと調和させることが難しいと感じるかもしれません。たとえば、年上の労働者は電話で通信することを好むかもしれませんが、若い同僚は電子通信に依存しています。若年労働者が電話をかけずに電子メールでボイスメールメッセージに返信すると、年上の労働者は失望しているように感じるかもしれません。
相手が好む方法を使用するのが最善です。 IT担当者が常に電子メールにすばやく応答しますが、電話の返信に時間がかかる場合は、質問を電子的に中継することがより効率的な解決策です。
悪い知らせを伝える
キーアカウントを紛失したことを上司に伝えるのは、ほとんどの場合簡単ではありません。また、ビジネスを競合他社に切り替えようとしているというニュースを長年のベンダーに中継するのも簡単ではありません。ジョージタウンのマクドノウビジネススクールの教授であるロバートビースは、これはしばしば悪い知らせについて人々に相手方に話すことを遅らせる原因になると述べています。
代わりに、Biesはこれらの課題を克服するための多面的なコミュニケーション戦略を提案しています。 利害関係者に悪い知らせを事前に準備する。速やかにそして誠実にニュースを配信し、それから可能な解決策と明らかな銀の裏地でそれを軽減します。たとえば、営業担当者の出張が少なくて済むような、失われたビジネスを置き換えるためのいくつかのリードを念頭に置いていると言えます。
ヒント
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一部の従業員は、社内での地位や経歴により、上司と率直にコミュニケーションをとるのに不快感を覚えるかもしれません。言語学の専門家Deborah Tannenによると、特に女性はこれに苦労する可能性がある。
多すぎる - または足りない
従業員および外部の利害関係者にどの程度の情報を広めるかは、管理者にとって常に課題です。組織再編のような怖いニュースは、一見したところそれが青みがかっているようであれば、強い反応をもたらす可能性があります。 1対1または小規模の会議で個人に警告すると、リーダーに、だれがそのニュースに異議を唱える可能性があるのか、またその理由は何かを知らせることができます。
その一方で、管理者もすることができます あまりにも多くの情報を提供する メッセージの結論が漠然としているかまたは無制限である場合。そのレイオフを発表 よろしく 例えば、近い将来にやってくることは不安につながり、主要な職員に他の仕事を引き受けさせようとするかもしれません。従業員がおしゃべりや履歴書の作成に時間を費やすと、オフィスの生産性が低下する可能性もあります。
非公式なコミュニケーションは費用がかかることを証明できる
職場でのおしゃべりとは異なり、電子通信は起こったことの記録を残します。後で質問がある場合に備えて、簡単なEメールで会話を要約し、貴重な確認を提供することができます。しかしながら、 電子メールトラフィック、チャットソフトウェア、その他の非公式の電子職場での会話の記録を管理する 法務チームはもちろんのこと、IT担当者にとって頭痛の種になる可能性があります。一見したところ率直な会話は費用がかかることがあります。たとえば、米国司法省はチャットルームのコメントを使って、UBS、Citigroup、およびJ.P. Morgan Chaseなどの大手銀行に対する通貨操作の訴訟を起こしやすくしました。
プロジェクト管理
Project Management Instituteによる2013年の報告によると、プロジェクトに費やされた10億ドルのうち、7500万ドルは、無効なコミュニケーションの結果としてのみ危険にさらされています。すべての利害関係者がプロジェクトの利点について同じ理解を持っているわけではない場合、またはメッセージを配信するために使用される言語が不明確な場合は、ギャップが生じる可能性があります。 PMIはあなたをお勧めします 各ステークホルダーグループのニーズに合わせてコミュニケーションを調整する。たとえば、Webサイトを再設計するためのプロジェクト提案では、上級企業のリーダーと会うときの高度なメリットに焦点を当てることがあります。作業を実行する必要がある人々に提示されるときには、より専門的な言語と具体的なデータが使用されます。
