あなたは特定の製品やサービスに満足していません。友達や親戚に文句を言う代わりに、行動を起こして文句を書く。あなたの不満の恒久的な記録として役立つことに加えて、よく書かれた苦情の手紙はあなたと他の顧客が将来これらの問題を経験しないことを確実にするために製品またはサービスを担当する会社に動機を与えるかもしれません。良い結果が得られる、よくフォーマットされたビジネスレターを作成します。
あなたが必要とするアイテム
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苦情の手紙を書くには、以下が必要になります。
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請求書と領収書
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上質ボンド紙
米国内のほとんどの企業で推奨されているフルブロック形式を使用してレターを作成します。手紙のすべての部分を左揃えにします。あいさつ文の後にコロンまたはコンマを挿入し、補完の後にコンマを挿入できます。あるいは、句読点を省くこともできます。
レターヘッドまたはヘッダーの6から10行下の日付から始めます。 2011年1月15日など、アメリカの形式を使用します。
日付と内部アドレスの間に4から6行を残します。連絡担当者の名前と役職を含めます。会社の交換機に電話をかけ、適切な管理者の名前と役職を尋ねてください。彼/彼女の名前の正しいつづりを確認してください。名前を識別できない場合は、「Customer Service Manager」などの適切なタイトルを使用してください。
2行の空白行を残してあいさつ文を入力します。 「親愛なるサーまたはマダム」または「関心のある方」を使用しないでください。受取人の姓と適切な個人的な肩書きを使用してください。性別がわからない場合は、 "Dear Chris Smith"を使用してください。
スペースを2倍にして、手紙の本文を始めてください。手紙の間に2つのスペースを残して、少なくとも3つの段落を使用してください。手紙を作成するときは、会社から受け取った請求書またはその他の文書を参照してください。すべての製品名、価格、その他の詳細が正確であることを確認してください。
前向きなメモから始めましょう。最初の段落を使用して、ブランド名または会社に対するあなたの忠誠心を説明します。例えば、「私はいつもあなたの店で家具の買物をすることを楽しんでいます。私はあなたの店内装飾者から受けた素晴らしいアドバイスに感謝し、私の購入品すべてに非常に満足しています。」
2番目の段落を使用して、読者があなたの苦情を処理するために知っておく必要がある詳細をすべて含めます。たとえば、「2011年2月25日に、私はあなたのオンラインカタログから羽毛布団カバー（注文番号5768、青い花柄、クイーンサイズ）を注文しました。2週間後、羽毛布団カバーを受け取りました。 2回洗濯機で洗った後に残る金属臭。同封されているのは出荷注文書のコピー。」領収書または他の文書の原本を送付しないでください。
3段落目にあなたの期待を述べてください。たとえば、「アイロンのスチーム機能が適切に機能しないため、52.38ドルの全額と即時返金、およびアイアンの返却に支払った送料を期待します。ご返事がない場合は4週間待ちます。あなたから、私はベタービジネスビューローに連絡します。」
2行の空白行を残して、「あなたの本当に」や「誠実」などの適切な補完的な終値を入力してください。署名には4〜6行の空白行を入れます。真下に、タイプライターの署名を入力してください。
スペースを2倍してEnclosure（s）と入力します。
ヒント
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上質紙を使用してください。自分の名前、住所、電話番号、および電子メールアドレスを含むヘッダーを作成します。短い段落を書き、手紙の長さを1ページにしてください。ワープロプログラムの印刷プレビュー機能を使用して、文字の縦方向の配置を確認します。必要に応じて、間隔を調整してください。信頼できる友人や親戚に手紙の校正を依頼してください。つづり、句読点、文法上の誤りをチェックすることに加えて、あなたの友人や親戚は手紙の調子が適切であることを確認しなければなりません。
