電子メールやテキストメッセージの時代でも、ハードコピーのビジネスレターには代わりがあります。デジタルからハードコピーモードへの移行は難しいことがあります。電子メールはさりげなく聞こえるかもしれませんが、手紙を書くにはある程度の尊厳と階級が必要です。オリジナルのサウンドを作ろうとすることを心配しないでください - あなたはより実績のあるフォーマットとビジネスコミュニケーションエチケットの規則に固執するのがより安全です。
ポイントに固執する
あなたが批判に答えているのか、あなたの履歴書を要求しているのかにかかわらず、あなたの手紙は注意を向けるべきです。決して1ページを超えず、決して落胆しないでください。誰かがあなたに不用意なことを言っている不満の手紙を書いたならば、あなたが書き戻すときに礼儀正しく落ち着いていてください。元の手紙がビジネスチャンスに関するものであれば、ありがとうと言います。書き戻してすべてを解決したということを決して暗示しないでください - 苦情者は完全に満足しているべきであり、あなたは仕事を得ていることを知っているということです。それはあなたの特派員が決めることです。
フォーマットとフォント
ビジネスレターの標準フォーマットはシングルスペースで、段落の間に1つのスペースがあり、すべて左端に配置する必要があります。 21世紀には、段落をインデントするなどして、ブロック標準から離れることができます。 Times New Roman、ポイントサイズ12は、ほとんどの場合受け入れ可能で読みやすいフォントです。あなたの会社に好みがあるなら - 例えば、それはインデントされた段落を好みます - それをそのようにフォーマットします。
上に行くもの
標準レイアウトはあなたの会社の住所から始まります。あなたがレターヘッドステーショナリーに書いているなら、あなたはそれをスキップすることができます。住所の下に日付、次に受信者の名前、会社、住所が表示されます。行をスキップしてから、受信者を "Dear Ms."としてアドレス指定します。または「Mr.」彼が "Dr."のような称号を持っていない限り頭文字を書いていない限り、名前を使わないでください。
下端
「誠意をこめて」とそれに続くあなたの署名、そしてあなたのタイプされた名前で手紙を包みなさい。フォーム、コスト見積もり、履歴書など、手紙で何かを送るのであれば、あなたの名前の下に "enclosure"と書いて、その後に添付ファイルのリストを書いてください。別の手紙で何かを送っている場合は、「別のカバーの下に：財務諸表」などのメモを追加してください。 「cc」の後に名前のリストが続くと、コピーを他の人に送信したことを受信者に知らせます。
