企業内でポリシーと手順を合理化することは、難しいプロセスです。会社が製造工場であろうと小規模オフィスであろうと、会社が行っているすべての方針と手順を合理化することは大きな利益となります。このプロセスは会社のすべてのレベルの調査を必要とするので、タスクが完全に完了するまでに数年かかる場合があります。
あなたの会社またはあなたが働いている会社の中で起こるすべての方針と手順を調べてください。会社の各部署と、それらが毎日行っているポリシーと手順を観察するために数日かかります。
重複している、または従業員の生産性を低下させる手順や方針に注意してください。タスクの承認を得るのにどれくらいの時間がかかるのかを、ライセンス、公証人、または裁判所からの許可とともに調べます。
費用対効果、効率性および必要性について各方針および手順を評価する。
不要な管理タスク、承認、または事務処理を排除する新しいポリシーと手順の計画を立てます。たとえば、従業員はハードコピーを印刷するのではなく、スプレッドシートにデータを入力して電子メールで送信できます。
複数の異なる人々によるプロジェクトのレビューなど、社内で発生する重複プロセスに注意してください。できるだけ多くの重複する手順を排除します。たとえば、複数の人によってレビューされたプロジェクトは、資格のあるレビューを1つだけ必要とするかもしれません。
会社で働く従業員、管理者、さらには外部のパートナーでさえも、その会社の方針や手順について彼らが何を変更するのかを尋ねます。これは多くの誤った方針を明るみに出し、すべてのレベルが満足できる会社を作るのに役立ちます。
何人かの従業員が同じタスクを実行するのを見て、タスクを完了する最速かつ最も簡単な方法を見つけてください。そのタスクを実行するための理想的な方法を見つけたら、その方法でタスクを完了するように他のすべての従業員を訓練します。
社内のすべての機器、機械、およびコンピュータを修理およびアップグレードする。これにより、生産的でない時間が短縮され、最終プロセスが迅速化されます。
すべてのマニュアルとトレーニング文書を調べてください。すべての言語を単純化し、マニュアルの不要な部分をすべて減らして、タスクを完了するための明確で簡潔な標準を提供します。
すべてのデータを収集してから、不要なポリシーや手順を排除するための提案を作成します。実装する変更を判断できるように、データを会社の所有者に提示します。
