社内のビジネスレターを書くには、あなたの聴衆を理解し、特定の目標に焦点を合わせることが含まれます。どのようなトピックでも、対立、混乱、および誤った情報を避けるためには、視聴者とトーンの考慮が重要です。成功を確実にするために、構造に従って、必要な詳細をすべて含めて、徹底的に校正してください。客観性を維持し、最も効果的な文章を作成するために、レターの草案作成から最終的なレビューまでの間に時間を空けるのに役立ちます。したがって、慎重な計画と時間管理はどちらも作文プロセスの重要な側面です。
正しい挨拶文を作成する
適切な口調で手紙を開くための適切な挨拶文を作成します。手紙を開き、読者に敬意と共感を示すために、「親愛なる」、「ご挨拶」または「おはようございます」を使用してください。例：「親愛なる同僚」
紹介を作成します。序論では、読者が何を期待するべきか理解できるように手紙のトピックについての情報を含めてください。あなたの紹介はこのようになるでしょう：
建設がいつ私たちの新しい駐車場で完成するのか疑問に思っています。 4月の第1週までに工事が完了する予定であることをお知らせいたします。
効果的な本文段落を書き、それを視覚的に整理して読者を魅了し続けます。
本文段落にはほとんどの情報が含まれているため、編成は特に重要です。重要な情報を強調するために、箇条書き、太字のテキスト、またはその他の手法を使用してください。
のれんの終わりで手紙を閉じなさい。これは彼らに彼らの時間について感謝することによって読者と適切なトーンを確立することを含みます。それはまた読者がさらに質問をする場合に備えて必要な情報の包含を含みます。例えば：
あなたの時間と忍耐をありがとう。さらに質問がある場合は、下記のEメールアドレスで連絡先管理を躊躇しないでください。
手紙を印刷し、誤りがあるかどうかを校正してください。つづりの誤り、句読点の間違い、文法上の誤りを見つけます。辞書やシソーラスを使って、厄介な言葉や受動的な声を修正し、繰り返しを避けましょう。
ヒント
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社内で書くときは、あなたの文書が社内の誰かに見られ、読まれる可能性があることを忘れないでください。したがって、情報のバランスを保ち、客観的で、アクセスしやすく、性別に中立に保ちます。
警告
あなたがあなたのビジネスパートナーや同僚をよく知っているとしても、執筆中の非公式または口語的な口調を避けてください。長寿の文書を作成することは文書によるコミュニケーションにおいて重要であり、そして偶然の言葉やフレーズは容易に誤解されます。
