通知レターの書き方

手紙は、従業員または顧客にポリシーの変更を確実に通知するための最良の方法です。彼らは毎日非常に多くの広告や電子メールメッセージで砲撃されているため人々はサインや電子メールを無視する傾向があります。一方、手紙は形式と重要なメッセージに関連しているので無視するのがより難しいです。通知書は簡単に書くことができ、非常に効果的です。

会社のレターヘッドをプリンタに取り付けます。ほとんどの企業は、公式のコミュニケーションは一貫性と権威の概念を伝えるのに役立つため、レターヘッドを使用する必要があるというポリシーを持っています。

日付を入力して文字を開きます。手紙が個人宛ての場合は、受信者の名前と住所を入力します。手紙が同様の通知の大量メール送信の一部になる場合は、名前を入力しないでください。または、名前を挿入するためにワードプロセッシングプログラムの差し込み印刷機能を使用してください。

「Dear Mr. / Ms。（Name）」に続けてコロンを入力するか、より一般的なメーリングリストの「Dear Valued Customer」または同様の方法で文字を入力します。

状況を簡単に説明することによって手紙を始めてください。期限切れの帳簿や期限切れの請求書の通知のように、悪い知らせをするように書いている場合は、その請求書が何のためにあったのか、そしてどれくらい遅れているのか説明してください。ポリシーの変更について顧客に通知することを書いている場合は、ポリシー変更の必要性を引き起こした問題について説明してください。

受信者がメッセージを見逃さないように、通知を明確かつ簡潔に説明してください。ポリシーが施行されるときに関連する日付を入力します。

受取人が従うべき期限や手続きなどの行動情報を提供する。質問がある場合に備えて連絡先情報を提供してください。

従業員または顧客に注意を促して手紙を閉じ、名前を入力します。あなたの名前の上のスペースにサインインしてください。