ビジネス要件文書は、既存の問題を解決したり新しい機能を獲得したりするためにビジネスが何をしなければならないかを説明しています。ただし、これらの文書ではソリューションの実装方法については説明していません。これは後の手順です。ビジネスアナリストは、会社とその業界について広範な調査を行った後、要件文書を作成します。調査には、文書の範囲に関連する利害関係者との幅広いコミュニケーションを含めるべきです。
ビジネス目標
会社の事業目標のざっくりとした説明は「お金を稼ぐこと」ですが、実際には、目標は多くの場合より複雑で適格です。ビジネス目標の文書化を始めるための良い場所は、企業の基本的な価値観、競争する市場、経営理念、そして収益を超えて達成したいことを説明する企業の使命声明を検討することです。たとえば、ミッションステートメントは、企業が大きな社会的価値を持つ革新的なソリューションを作成したいことを示している可能性があります。
範囲の特定
特定の問題領域に対処するために、要件文書の範囲を特定することが不可欠です。ドキュメントのスポンサーシップは頻繁に組織化されるため、プロジェクトの範囲が制限されます。たとえば、出荷が遅れているという顧客からの苦情が急増しているために、出荷部門がビジネス要件文書を依頼することがあります。
目標と対立する事実
アナリストの次のタスクは、ビジネス目標と矛盾する事実を文書化することです。たとえば、ビジネス目標が業界の特定の市場セグメントのリーダーになることであるとします。会社がセグメント内の競合他社に対する市場シェアを失った場合、アナリストは事実を文書化し、市場損失の大きさを説明し、現象の考えられる理由を提示し、満たされていない1つ以上のビジネス目標を特定します。このセクションを完成させるために、アナリストは、問題の範囲内の異なるカテゴリに論理的に編成された、包括的な一連の目標/事実の矛盾をまとめる必要があります。
現在の手続き
要件文書の次の部分では、現在の運用とポリシーのいくつかの側面について詳しく説明します。やり過ぎるのは簡単なので、経験豊富なアナリストは問題の範囲に貢献する活動に集中します。たとえば、アナリストは、注文を受けてから出荷日までの、会社がデータや商品をどのように処理するかを説明する場合があります。説明には、遅延の一因となる非効率性を指摘する必要があります。アナリストはさまざまなグラフィカルツールを使用して、データ、材料、およびコストが組織内をどのように流れるのかを示します。アナリストはまた、現在および将来の運用に影響を与えるあらゆる制約を認識する必要があります。
行動のために組織する
ビジネス要件文書の最後のセクションには、目標と現実の間の矛盾を取り除くために満たすべきことを説明した一連の目的が示されています。この段階で、アナリストは問題を解決する方法を詳細にアドバイスする誘惑に抵抗する必要があります。たとえば、アナリストはビジネス要件として「注文を承認するまでの時間を20パーセント短縮する」とリストしますが、「新しい注文システムをインストールする」とリストすることはできません。アナリストは、ビジネス要件が影響を与える部門と手順のリストと図を作成する必要があります。この文書には、詳細な解決策を指定するためのスケジュールと予算も含める必要があります。後で、プロジェクト設計文書は要件を満たす方法を提供します。これが起こる前に、プロジェクトスポンサーと他の利害関係者はビジネス要件を承認または修正しなければなりません。
