従業員が会議よりも好まない傾向があることが1つあるとすれば、それは会議の時間が変わったときであり、それに応じてスケジュールを変更することを強制します。それでも、従業員に知らされていないのははるかに悪いことです。変更を知らせるメモを書くことで、従業員を一巡させます。彼らはメッセージを好まないかもしれませんが、彼らはあなたのメモ - 内部のコミュニケーションのすべての最良の形態のように - が短くて要点までであることを理解するでしょう。
メモの情報見出しを書きます。左にフラッシュし、4行に1行のスペースで区切って、 "The date"、 "To"、 "From"、 "Subject"と書きます。それぞれの後にコロンが続くはずです。 "From："の後にあなたの名前と役職を書いてください。
会議の時間の変更について、段落間に二重のスペースを入れて、三つのスペースを入れないでください。最初の段落で、会議の前の時間と予定変更された時間を指摘します。会議の場所が変更されたのか、同じままだったのかを示します。
時間的変化の理由を前向きに説明してください。従業員は、会議の時間が変更された理由を疑問に思うかもしれませんが、機密の組織情報を危険にさらす可能性があります。 「会議でプレゼンスが必要なすべての人のニーズとスケジュールによりよく対応できるように、会議の時間が変更されました」と述べて、この問題に積極的に対処します。
明るい3段落目を書く。例えば、「このスケジュール変更に対応するためのご協力ありがとうございます。会議の時間と場所でお会いできるのを楽しみにしています。」
存在感と信頼性をさらに高めるために、名前の後にイニシャルを書いてください。あなたの名前は見出しの上部に印刷されているので、メモの下部に署名する必要はありません。
あなたがそれを広める前にあなたのメモを校正して編集してください。従業員にあなたのコミュニケーション資料の誤りを見逃さないでください。
メモを適切に配布し、最高の露出を得ます。不在の従業員が伝説のオフィスラインに戻ることを望まないことを忘れないでください。「メモはもらえなかったと思います。」会社全体のメモは、多くの場合、食堂や休憩室に掲示されます。追加の「保険」については、各従業員のメモのコピーを作成し、それを自分のメールボックスまたは自分の机の上に置きます。
