スタッフにメモを書く方法

Purdue Universityオンラインライティングラボ（OWL）によると、メモは問題を強調または解決するために書かれています。ノーザンケンタッキー大学のビジネススクールは、メモは限られたスペースの中で多くの情報を伝えるべきであると宣言しています。メモの形式は、会社、メモの目的、およびメモの受信者によって異なります。内部スタッフメモは、情報、分析および結論、営業時間に関する情報、あるいは機器の適切な使用のための指示を提供することがあります。

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メモの基本的な目的と形式を学びます。メモは通常、スタッフとのコミュニケーションに使用される内部文書です。目的には、ポリシーリマインダ、アクション要求、変更の報告、または公式通知の提供があります。メモの形式には、見出し、紹介、本文、要約、および締め切りが含まれます。添付ファイルは文書の下部に記載されています。

あなたのメモの目的と、もしあれば、添付ファイルを含めるかを決めてください。メモの受信者を決めます。多くの場合、監督者や管理者がメモのコピーを受け取り、そのコピーをファイルに含める必要があるかもしれません。メモが何を言うかを決定して、下書きを作成します。メモ用に承認されているレターヘッドの使用に関する会社の方針を確認してください。

「日付」から始めて、見出しを完成させます。「宛先」セクションに、一次受信者の名前とタイトルを含めます。これは1人以上の人である場合もあれば、すべてのアカウント管理者などの人のグループを指定する場合もあります。メモのコピーを受け取る人の名前と役職を「cc」セクションに含めます。「差出人」セクションに、メモを送信した人の名前と役職を含めます。メモの目的を説明する短いタイトルを「件名」セクションに含めます。

メモの目的を説明し、目的の背景を説明し、その後の段落に続く内容の概要を説明する序文の段落を含めます。メモにポリシーやその他の重要な情報が含まれている場合は、読者への警告を含めます。

導入部と概要部を拡張するメモの本文、つまり本文に情報を含めます。たとえば、政策変更につながる背景を説明します。内容に従って段落を分けて並べます。メモ全体に短い段落を使用してください。このセクションは、メモの目的に応じて、1つまたは2つの段落または複数のページになります。

要約を挿入して閉じます。要約は1ページのメモには必要ないかもしれませんが、複雑な情報や指示を含む長い文書には役立つかもしれません。読者に感謝し、質問に答えるかメモの内容を説明するのにあなたの助けを提供することによって閉じてください。要約がない場合は、最後の段落に簡単な要約を含める。メモの内容が機密であるかどうかを読者に知らせます。

メモの最後に、メモに記載されている添付ファイルのリストをメモします。添付ファイルのリストを示すには、「添付」または「同封」という言葉を使用します。メモで参照されていない添付ファイルを含めないでください。

メモに署名します。メモ作成者は通常、見出しセクションの「From」エントリの横にあるメモを最初に入力するか署名します。正式なメモでは、文書の最後に完全な署名と日付行が必要になる場合があります。