従業員と効果的にコミュニケーションをとることは、マネージャーになることの課題の1つです。メッセージを受信者に合わせて調整できる個人的な会話とは異なり、従業員全体と話すときは、すべての人に適したスタイルで話す必要があります。否定的なメモを書くとき、これは特に難しいことがありえます - それは重要であるか、または悪い知らせを届けます。そのような仕掛けを書き留めるには、管理者が直接的であるだけでなく、巧妙であることが必要です。目標は、悪い感情を生むことなく自分の行動を変えるように従業員に奨励することです。
まず悪い知らせを伝えましょう。否定的なメモを書くとき、すぐに悪いニュースにたどり着くことが一般的に最善です。メッセージへの相当量のリードアップを含めることにはいくつかの欠点があります。第一に、失速しているように聞こえる可能性があります。第二に、何人かの従業員はメモのポイントに到達する前に読むのをやめるかもしれません。 3つ目は、メッセージが予想される場合、多くの従業員はとにかく紹介をスキップします。このセクションのトーンは単純明快であるべきです、そして、事実ははっきりとレイアウトされました。怒りや過度の否定を避けてください。
励ます。悪い知らせを出したら、メモのトーンとフォーカスを少し楽観的にします。あなたの手紙が批判的であるならば、賛美と励ましの言葉を提供してください。あなたが不愉快なニュースを出したのなら、ポジティブを強調しなさい。マネージャーとしてのあなたの仕事の目的は、困難な時よりも決して重要ではないタスクを導くことです。
解決策を提示してください。ネガティブメモを受け取ったときに従業員がよく直面するジレンマの1つは、上司が自分に今何を求めているのかを知らないことです。手紙の最後と最後の部分では、従業員が状況を改善するために取ることができる明確な行動方針を概説します。この指示は従業員に明確なステップを提供し、楽観的な形で提供されるべきです。
それを大声で読みなさい。メモを送る前に、あなたはそれを見渡してからそれを大声で読むべきです。まず自分自身に、次にフィードバックを提供できる他の1人以上の人に大声でそれを読みます。自分の言葉の選択に注意深く耳を傾け、誤解される可能性のある言語を聞いてみてください。これらの修正を行った後は、文章、句読点、つづりを確認するための手紙を校正する必要があります。
