説明責任を確立し、従業員が新しい職務を理解していることを確認するには、社内メモを介して追加の職務割り当てを伝達するのが良い方法です。他のビジネスメモと同じように、従業員が指示を理解するのに必要なだけの情報を含めることで、簡潔でわかりやすいものにします。
メモフォーマット
わかりやすい説明的なタイトルを書く。メモを電子メールで送信する場合は、件名フィールドにタイトルを入力し、電子メールに重要度の高いフラグを付けて、開封確認を含めます。一般的に、ヘッダー、冒頭文、タスクセグメント、および終わりを含めることによって、一般的なメモ形式に従う必要がありますが、通常は討議および要約のセクションは必要ありません。タスクセグメントで、数値リストまたは箇条書きを使用して、新しい職務または追加の職務を識別して強調表示します。
情報コンテンツ
冒頭部分とタスク部分は、このタイプのメモの中で最も重要なセクションです。冒頭部分に必要な背景情報を記入してください。たとえば、なぜ追加の職務を割り当てているのか、またいつ新しい職務を開始するのかを従業員に伝えます。従業員が追加の職務を引き受ける前に行われる可能性のある会議の日時を指定します。必要に応じて、従業員が質問のために参照できる連絡先を提供してください。タスクセグメントで、それぞれの追加の義務を明確かつ完全に定義します。ちょっとした感謝と誠実な支持のショーでメモを閉じてください。
