調達の手順とプロセスは数多くありますが、すべての調達部門に共通の手順がいくつかあります。これらには、サプライヤーの選択、情報の要求、入札の提出、入札の評価、契約の授与、および検査が含まれます。 。
サプライヤ選択
組織には通常、調達部門によって管理されている承認済みサプライヤーの優先リストがあります。これらは、選考プロセスを経てきた企業であり、企業のニーズを最も満たすことがわかっています。
情報を要求する
現在の優先サプライヤが調達できない品目を購入するという要件がある場合、会社は通常市場を調査します。要件は、入札を求められる選択されたサプライヤに送信されます。価値の低い要求の場合、情報の非公式の要求または見積もりの要求が識別されたサプライヤに送信されます。より高い価値があるアイテムのために、完全な入札プロセスは続かれます。これは、多くの場合、必要性の確認から最終契約の授与までに最長6か月かかることがあります。
入札リターン
サプライヤは通常、指定された日時までに入札を指名された役員に返すよう求められます。入札には、サプライヤが提供しているサービスまたは商品の説明、必要な作業を実行するため、または必要なサプライを提供するために提案されるコスト、会社の財務情報、および購入組織が潜在的サプライヤについて尋ねた質問が含まれます。
入札評価
入札/入札が返却されると、通常、購入組織は返品を評価し、契約を決定し、成功したサプライヤと失敗したサプライヤの両方に通知するための指定された時間を持ちます。入札文書の送信に先立って、購買組織は候補者が採点され採点される採点基準を作成します。価格や品質などの考慮事項は通常の採点基準です。
契約締結
入札が評価され採点されると、サプライヤーに承認または却下が通知されます。成功したサプライヤにも書面で通知されます。失敗したサプライヤに報告の機会を提供することが調達のベストプラクティスです。これにより、入札が選択されなかった理由を見つけ、将来の入札について理解を深めることができます。
契約締結
サービス/供給品が納入されると、購買組織は品質、数量、仕様が満たされていることを確認します。この時点で、組織は支払いを発行します。多くの場合、購買組織と供給組織の間で契約後の会議を開くことが標準的なやり方です。それは双方がフィードバックを提供し、将来の契約活動のために死後の文書を作成する機会を提供します。
