会社や代理店に対する一般の認識は、社外のコミュニケーションによってかなり影響を受ける可能性がありますが、会社の従業員の仕事の満足度は、社内のコミュニケーションに部分的に左右されます。効果的なメッセージやコミュニケーションキャンペーンを作成することは、いくつかの要因を検討することから始まります。
主な質問に答える
人々が毎日何千ものメッセージにあふれている世界で、彼らの主な質問はしばしば「なぜ私は気にしなければならないのか」または「私のために何があるのですか」です。あなたが観客の一員だった場合、どの情報があなたにとって最も重要であるかを自問し、あなたの資料がこれらの詳細を提供することを確認してください。重要性の低い情報を追加する前に、メッセージや資料の冒頭にある利点を強調してください。
単純化
あなたのコミュニケーションを率直に保つことはそれが効果的になる可能性を高めます。書かれた資料の6年生から8年生の読解力レベルを目標にしてください。頭字語、規制用語、または専門用語の使用を避けます。あなたが路上で止まった平均的な人が彼らの意味を知らないならば、単語を削除してください。書かれた資料を準備するときは、文章を短くし、見出しとグラフィックでコピーを分割してください。テキストでいっぱいのページは、潜在的な読者にとって魅力的ではありません。
方法
顧客や従業員がさまざまな形式で情報を利用できるようにします。ニュースリリース、テキストメッセージ、電子メールを使用して緊急の情報を伝達できますが、ニュースレターは時間的制約の少ないコンテンツに適しています。 Webサイトは外部の視聴者とのコミュニケーションに欠かせないものです。ニュースコンテンツや実用的なリソースを表示する整然としたイントラネットは、従業員にとって非常に役立ちます。ビデオプレゼンテーションを組み込むことで、視覚学習者にアピールしたり、新しい視点や詳細を提供したりできます。従業員または一般の人々との会議を開催することで、信頼性を高め、観客に価値を感じさせることができる対面式の対話が可能になります。
適時性
あなたの顧客が知る必要がある情報はできるだけ早く伝えられるべきです。あなたの聴衆があなたの組織から直接ではなくメディアから情報を学ぶとき、あなたがその情報を隠そうとしていた、あるいはあなたが本当にあなたの聴衆を気にかけていないという認識があるかもしれません。疾病管理センターは、危機コミュニケーションハンドブックの中で、ステークホルダーとコミュニケーションをとる際に組織が犯し得る最も重大なミスのうちの2つは、少なすぎたり遅すぎたり、傲慢で尊重していないステークホルダーとして遭遇することを指摘している。これらの考えは、政府機関のスローガンにまとめられています。正しい信頼できる」
透明度と頻度
従業員や一般の人々は多くの場合、企業や政府機関に疑いを抱いていますが、メッセージの透明性を高めることで信頼を築くことができます。役員たちは悪い知らせを持ってやってくるべきであり、困難な状況について感じる後悔を喜んで表明するべきです。難しい決断の背後にある推論を共有することもまた理解を深めるかもしれません。
リスクコミュニケーションのエキスパート兼企業コンサルタントであるPeter Sandmannは、次のように述べています。 「あなたが間違ったことをしたとき、あなたはそう言うのです。つまり、言わない限り、何も悪いことはしていません。」
ニュースが悪いときに、顧客や従業員があなたから連絡を受けるべきではありません。毎月のニュースレターまたは四半期毎の会議で、従業員は会社の活動についての情報を得ることができますが、会社のWebサイト上の記事およびオプトインEメールは、顧客を継続的に追跡します。
