文書配布マトリックスを作成する方法

文書配布マトリックスは、幅広い人々とのコミュニケーション方法を決定するための視覚的な参照を提供します。これらのマトリックスは、ビジネス、学校、および印刷された文書またはコンピューター化された文書を介して通信する他のあらゆる組織に役立ちます。 Excel、Numbers、1-2-3、Calcなどのコンピュータ化されたスプレッドシートツールは、ドキュメント配布マトリックスを作成するのに最適なツールですが、テーブルを作成できる任意のソフトウェアを使用できます。あなたの組織が小さい場合、あなたは手であなたのマトリックスを引き出すことができるかもしれません。

スプレッドシートプログラムで新しいワークブックを起動するか、ワープロプログラムで新しいテーブルを設定します。表計算プログラムは表よりも多くのデータを処理できるため、オプションがある場合はその形式を選択してください。

2列目から始めて、スプレッドシートの最上行にまたがって組織に使用するすべてのドキュメントタイプをリストします。一般的なマトリックスの文書タイプには、カレンダー、議事録、決算報告、特別速報などがあります。マトリックスが特定のプロジェクト用のものである場合は、ドキュメントカテゴリではなくプロジェクトに関連する個々のドキュメントを一覧表示します。たとえば、建設プロジェクトのドキュメントマトリックスには、電気図面、建築図面、立面図、特定の許可証のコピーなどの項目がリストされます。

2行目から始めて、スプレッドシートの左側の最初の列に、自分のビジネスまたは組織のすべてのメンバーをリストします。該当する場合は、人々をカテゴリに分けます。たとえば、スモールビジネスのマトリックスでは、カテゴリは「管理」、すべての管理要員がカテゴリの見出しの下にアルファベット順に表示される、「従業員」はアルファベット順に表示されるもの、「クライアント」はアルファベット順に表示される、あなたの外部マーケティング担当者がリストされています。

ヘッダの行と列をチェックして、両方のリストが完成していることを確認してください。マトリックスの表示が容易になる場合は、メンバーカテゴリの行に網掛けを追加して、ドキュメントを受け取る人の種類を区別します。

最初の文書列（ほとんどのスプレッドシートプログラムでは列Bになります）を探し、その文書を電子的に受け取る必要がある人の名前の横にあるセルに "e"を配置します。その文書の紙のコピーを受け取る必要がある人の横にあるセルに「p」を置きます。その人がその文書を受け取らないようにするには、その人の名前の横にあるセルを空白のままにします。ニーズがもっと複雑な場合は、組織に合わせて表記を変更してください。たとえば、「2コピー」または「p-2」と入力して複数のコピーを指定できます。組織内の全員がその表記法を理解している限り、あなたに合った方法を使用してください。

紙コラムと電子コピーに印を付けるためにリストの下に向かって作業しながら、各コラムに対してこのプロセスを繰り返します。これで文書配布マトリックスは完成です。

可能であれば、文書配布マトリックス・ワークシートから連絡先情報データベースへのハイパーリンクを作成してください。これにより、マトリックス内の名前をクリックしてその人の連絡先情報を開くことができるので、電子コピーまたは紙コピーを簡単に送信できます。これを行う方法については、スプレッドシートプログラムの「ヘルプ」ファイルを確認してください。