今日のコンピュータ化された環境では、多くの休暇発生計算は組織の人事管理ソフトウェアプログラムで自動的に行われます。しかし、すべての企業がそのようなソフトウェアプログラムを使用しているわけではありません。代わりに、Excelなどのプログラムで休暇発生スプレッドシートを使用して、各従業員が獲得した休暇を追跡できます。従業員が正しい休暇時間を得られるように、また会社が正しい時間数だけ支払うように、計算を検証する必要があります。
あなたが必要とするアイテム
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休暇発生時のポリシー
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休暇発生スプレッドシート
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電卓（必要に応じて）
組織の休暇の見越しに関するポリシーを確認してください。発生した休暇を過年度から繰り越すことができるかどうか、また可能であれば制限があるかどうかを判断します。給与期間ごとにどれだけの休暇が得られるか、および従業員の雇用期間が、獲得される休暇の量に何らかの影響を与えるかどうかを判断します。
スプレッドシートに、発生した休暇時間の繰越が含まれていることを確認します。
各従業員の支払期間ごとに発生した適切な金額に基づいて、休暇の発生額の計算を確認します。たとえば、1年に10休暇の日数を稼いでいる従業員は、1日の労働時間の10倍の収入を得ています。したがって、1日8時間働いている場合、従業員は毎年80時間の休暇を取ります。 1日7.5時間働いている場合、従業員は毎年75時間の休暇を取ります。
各支払い期間に発生する必要がある休暇時間の量を計算します。たとえば、従業員が隔週で給与を支払っている場合、年間に26の給与期間があります。 26の給与期間にわたって得られる80時間の休暇時間は、従業員が1給与期間あたり3.077時間の休暇時間を発生させる必要があることを意味します（80を26で割った値は3.077です）。
スプレッドシートで、支払い期間に使用されている休暇時間が差し引かれることを確認します。たとえば、従業員は、給与期間内に3.077時間の休暇給料を稼ぐことができますが、その給与期間内に8時間の休暇給与を使用することができます。スプレッドシートには、3.077の休暇時間の「貸方」と、-4.923の休暇時間のその支払期間の合計見越額に対して8の休暇時間の「借方」が表示されます。スプレッドシートは、あなたと従業員が従業員がいつ利用可能な休暇時間を知ることができるように連続した集計を維持する必要があります。
