労働者の雇用の証明や学生のコース修了の証明など、いくつかの状況では、あなたに証明書を書くように求めることができます。認証書は基本的に確認書であり、理想的には直接的かつ簡潔であるべきです。何らかの目的で証明書を作成する必要がある場合は、標準のビジネスレターの形式を使用し、できるだけ具体的なものにしてください。このタイプのレターは公式の記録として使用される可能性があるため、情報が明示的で言語が明確であることが重要です。
あなたのプロのレターヘッドで文房具の手紙をタイプしてください。持っていない場合は、あなたの名前、住所、電話番号、職業上のEメールアドレスを含むヘッダをドキュメントの一番上に作成してください。
ダブルスペースして現在の日付を入力します。もう一度スペースを入れて、受信者の名前と役職、会社名、会社の住所を入力します。
正式な挨拶文で開き、適切な接頭辞を付けて受信者に名前を付けます。たとえば、「Jonesさん」です。
件名と、その文字が何を参照しているのかを示す短い見出しを入力します。例：「件名：Mary Charlestonの雇用証明書」
序文の段落を入力し、あなたが認定しているものを正確に説明してください。問題に個人または会社の名前と日付が含まれる場合は、それらをここに含めてください。たとえば、「これは、Mary Charlestonが2008年11月3日から2010年3月4日までRoberts Bankに雇用されたことを証明するためです。」
2番目の段落を入力して、あなたが手紙を書いている権限について説明してください。言い換えれば、なぜあなたはその個人がその要求を認証するよう求められているのですか。前の例では、送信者はRoberts BankのCharleston夫人の上司かもしれません。
受取人の時間を感謝し、「誠意をこめて」のような正式な終結で終わります。スペースを2倍にして名前を入力してください。文字を印刷して、入力した名前の上に名前に署名します。
