ビジネス環境では、顧客、クライアント、またはベンダーと話しているかどうかに関係なく、電話をかけるたびに電話をかけることが重要です。これらの経験はあなたのビジネス関係の基礎であり、そして単一の悪い経験は永遠に顧客を失うのに十分です。電話エチケットの基本的な規則に従うことによって、あなたはあなたのクライアントが彼らが電話をするたびにポジティブな経験をすることを確実にするでしょう。
準備して
良い電話連絡は準備から始まります。オフィスのスタッフは、各電話に応答する責任が誰にあるのかを知っておく必要があり、電話を受ける人はだれでも電話とその機能に精通している必要があります。
また、スタッフ全員が使用できるように標準的なグリーティングを用意する必要があります。あいさつ文に個性を追加することをお勧めしますが、それには4つの基本的な要素を含める必要があります。あいさつ文、話す人、それらが表す組織、および発信者を助ける方法を尋ねること。例としては、「こんにちは、これはDu Bois ServicesによるGeneです。今日あなたをどのように助けてもらえますか？」のようになります。
明るい
電話に出たときは、声のトーンと言葉の速さに注意してください。あなたが特に前向きに感じていなくても、声の陽気なトーンを維持するようにしてください。たとえ発信者があなたに会えないとしても、笑顔は助けになるでしょう。笑顔は口の形を変え、聞こえるようにあなたの屈折と調子を変えます。
効率的に
着呼はすみやかに、一般的には2回目の呼び出し音で答えるべきです。あまりにも早く電話に応答すると、何人かの発信者を呼んでしまうかもしれませんが、ほとんどの発信者は3〜4回の呼び出しの後に電話を切る傾向があります。
電話をかける前に、電話システムの機能に慣れておく必要があります。誤って発信者を保留にする方法（誤って発信者を切断することなく）と、通話を別の内線に転送する方法をよく理解してください。
あなたがメッセージを取る必要があるならば、徹底的なメモを取り下げる準備ができていてください。必ず発信者の名前とそのメッセージの宛先を尋ねてください。将来発信者に連絡する必要がある場合は、戻りの電話番号を尋ねてください。メッセージ全体を記録し、速やかに受信者に渡します。
電話を返すとき、応答は1営業日以内に、そして可能であれば同じ日に発生するはずです。これが遅れる場合は、その理由を説明し、いつ応答が行われるかを見積もるために連絡する必要があります。
プロになる
あなたはビジネスを代表しているので、専門家のように話すために特別な注意を払ってください。 「What's up？」などのフレーズ「ちょっとした時間」はさりげない会話には問題ありませんが、プロのコミュニケーションには問題ありません。同様に、スラングは使用しないでください。それが非専門的であるだけでなく、無害なように思われることが多くの人に不快感を与えます。
そして同時に食事をして電話に出ようとしないでください。一口食べ物について話そうとしても、理解するのが難しいだけです。
丁寧に
すべての通話の開始時に、応答する人は発信者の名前と、それらがどのように役立つことができるかを尋ねるべきです。通話がさらに延長される場合は、（適切な場合は）発信者の名前を覚えて使用するように注意する必要があります。発信者は、自分の注意とサービスを受けていることを正しく感じているはずです。
電話を転送したり、発信者を保留にしたりする必要がある場合は、必ず許可を求めてください。多くの発信者にとって、ライブの人に話しかけることから音楽を聴くことに突然変わることは、いらいらして失礼になります。正当な理由がない限り、発信者を保留にしないでください。発信者を回避する手段として保留を使用することは失礼であるだけでなく、終了につながる可能性があります。
常に肯定的なメモで電話を切るようにしてください。あなたが取った行動とこれから行う行動を検討することによって、あなたが彼らにあなたの最善の努力をしていることを発呼者に保証します。あなたが彼らを助けることができる何かが他にあるかどうか常に尋ね、そして彼らの時間に感謝します。
