行政事務手続きの書き方

企業は、オフィス管理手順書を使用して、従業員を訓練し、ソフトウェアを作成または購入し、そしてオフィスの効率を向上させます。ソフトウェアはオフィス業務の大部分を占めており、セキュリティ、データベースの作成とアクセス、電子メールプロトコル、ウイルス対策などのコンピュータ操作を定義する手順が必要です。手順書には、オフィスのニーズを満たすソフトウェアの作成または購入に役立つフローチャートが含まれていることがよくあります。

オフィス管理者は記録と文書の処理と管理を担当します。会議、会議、および特別なイベントの準備旅行の手配顧客、経営陣、サプライヤー、およびスタッフとのコミュニケーション。効果的な手順書には、事務所の実務慣行が可能な限り詳細に記載されています。新入社員は、事務手続きに関する情報についてマニュアルを参照することができるはずです。

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行政事務手続きの書き方

手順を特定する

事務管理手順書はいくつかの手順からなる。最上位の最も一般的な手順から始めて、最も詳細な手順に進みます。各手順がそのカテゴリにどのように適合するかを示す高レベルのフローチャートがあるはずです。フローチャートは、それが彼らのワークフローのグラフィック表現であるので、新入社員を訓練することを非常に簡単にします。以下の例は、いくつかの事務手続きの簡単な図です。


1.オフィスの記録
1.1購買品1.2ファイリング1.3メール処理1.4スケジュール

1.3メール処理

1.3.3メールの受信 - > 1.3.4メールの並べ替え - >即時の応答が必要ですか？ - >はい - >緊急としてマーク - >配信しない - >マークしない - >配信

このマニュアルを書くときは、各サブヘッドの詳細を書いてください。例えば：

1.3.3メールの受信メールはメールルームでソートされ、各部門のメールビンに午前10時までに配達されます。事務アシスタントはメールをピックアップし、ソートして（1.3.4を参照）、メールに即時返信が必要かどうかを判断します。 1.3.5を参照のこと。

手順情報を収集する

これは書き込みプロセスの中で最も重要なステップであり、最も時間がかかります。説明している手順とプロジェクトの範囲を確実に理解してください。この手順についての読者と、それがどのようにしてより高レベルの手順に適合するかを理解してください。手順の供給者は誰ですか？所有者と主題の専門家は誰ですか？顧客は誰ですか？上記を明確に理解したら、次の手順に従ってください。

一連のインタビューの質問を書く。詳細な手順を書くために知っておくべきことは何ですか？
面接を実施し、結果を文書化する。
プロセスへの入力、作業ステップ、および出力を表すフローチャートを作成します。
正確さについては、プロセス所有者と作成したフローチャートを確認してください。

ドラフトマニュアルを書く

マニュアルの形式を選択し、管理がその形式と一致していることを確認します。マニュアル全体を概説する。フォーマットや内容について合意がないため、マニュアルを書き換えることは望まないでしょう。変更や更新を簡単に行えるように、3リングバインダーを使用してください。記載されている各手順について、以下を含めます。