作家兼コラムニストのHarvey MacKayは、「計画に失敗した場合、失敗することを計画しています」と言ったことがあります。これは、プロジェクト管理以外にも当てはまります。プロジェクトリーダーとして成功するには、多様なチームに対応しながら多くのボールを駆使できなければなりません。戦略的計画、評価、および測定がすべての中心となります。綿密な計画を立て、チームと明確に連絡を取り合い、その過程で進捗状況を測定すれば、成功するプロジェクトへの道はほぼ確実です。
あなたの目的を定義しなさい。プロジェクトを主導する前に、最終成果物から予想される内容と同じページにアクセスしていること、および顧客の期待が妥当であることを確認するために、顧客と緊密に協力する必要があります。概要を説明し、合意された目的を述べ、プロジェクトの範囲、前提条件とリスク、プロジェクトへのアプローチ方法、最終的にどの部分のプロジェクトに取り組むのか、および見積もりコストを含むプロジェクト定義文書を作成します。期間の見積もりこの文書がスポンサーや顧客、そして主要な関係者によって署名されていない状態でプロジェクトを開始しないでください。
計画し、計画し、そしてもう少し計画します。 「成功するプロジェクト管理」の著者であるJack GidoとJames Clementsは、「プロジェクトの開始前によく考え抜かれた計画を立てる時間を取ることは、あらゆるプロジェクトを成功させるために不可欠です」と述べています。プロジェクトを一連の小さなバケットに分割し、それぞれのタスクを識別することによって。計画に明確なマイルストーンを含めることで、プロジェクトの進捗状況を把握しているかどうかを判断できます。各ステップで発生するコストと各タスクの推定工数を含めます。
計画プロセスで特定した工数とスキルに基づいて、プロジェクトに取り組むチームを編成します。全体的な目標、目的、範囲、予算、そしてプロジェクトにおける個々の役割を明確に伝えます。各チームメンバーが仕事を成し遂げるための予算とリソースを持っていることを確認してください。必要に応じてRACIチャートを使用して、各マイルストーンに対して誰が責任を負うのか、責任を負うのか、また貢献者の誰であるのか、および進捗状況を知らせる必要があるのは誰かを明確にします。
チームと定期的に連絡を取り合うスケジュールを作成します。長期プロジェクトの場合は、月に1回の正式なチーム会議で十分であり、プロジェクトの進行に伴って毎週1回に移動します。プロジェクトの最後の週には、毎日の会議が必要であることがわかります。チームメンバー全員がいつでも質問に答えられるように、いつでもアクセスできるようにします。
プロジェクトの進行状況を頻繁に測定してください。あなたの仕事は、予算内で、そして利害関係者の期待通りに、予定通りにプロジェクトを完成させることです。しかし多くのプロジェクトは予算の膨大さとスコープのクリープに苦しんでいます。プロジェクト管理会社Method123の作者兼最高経営責任者（CEO）のJason Westlandは、プロジェクト予算はプロジェクトの重要なステークホルダーと共に継続的にレビューするプロジェクトの重要な部分であるべきだと言います。進捗状況を定期的に評価してチームと効果的に連絡を取り合うと、予算と範囲の問題を早期に特定し、必要な修正を加えることができるはずです。
