効果的なビジネスコミュニケーションは、組織の成功にとって不可欠です。それはあなたの会社の業績と従業員の生産性そしてあなたの収益に大きな影響を与えます。事業主として、あなたはあなたのビジョンと目標を明確に伝え、顧客や潜在的なパートナーとの関係を築き、そしてあなたのチームと対話することができる必要があります。
ビジネスコミュニケーションの要点
管理者、CEO、チームリーダー、その他の専門家は、自分の責任を果たすために、優れたコミュニケータになる方法を学ぶ必要があります。あなたがより多くの製品を販売したい、強いチームを構築したい、またはあなたのマーケティング努力を最大にしたいかどうか、それはあなたがビジネスコミュニケーションの要点を習得することが重要です。
あなたが成功したいのであれば、それは良い戦略家になるか素晴らしいアイデアを持つだけでは不十分です。確かに、あなたはあなたのクライアントとコミュニケーションを取り、あなたのサービスを宣伝するために人々を雇うことができますが、あなたはまだ言葉にあなたのビジョンを入れる必要があります。あなたのスタッフにフィードバックを提供し、彼らが言わなければならないことに耳を傾け、そして会社の目標について話し合うことはあなたの責任です。
ビジネスコミュニケーションとは、組織内外の人々が情報を共有することです。公式および非公式のコミュニケーション、内部および外部のコミュニケーション、法的コミュニケーション、ラテラルまたは水平コミュニケーションなど、さまざまな形態をとることができます。指示、アイデア、意見、レポートなどを伝達するための双方向のチャネルとして考えてください。
コミュニケーションが効果的であるためには、それは相互的でなければなりません。あなたははっきり話し、慎重に聞く必要があります。また、ビジネスコミュニケーションの基本について理解していることを確認してください。
- 構造
- 関連性
- 一貫性
- 明快さ
- 最近性と優位性
- 中
まず第一に、あなたのメッセージはうまく構造化されていて、開始、本文、そして終了がある必要があります。電子メールを送信する、電話をかける、またはプロジェクトを発表するなど、これらの構造的要素を念頭に置いてください。あなたのメッセージの簡単な紹介から始めて、聴衆に何を期待するべきかを知らせましょう。たとえば、「今日は、次の四半期のマーケティング戦略について説明します」のように言うことができます。次に、あなたの考えを詳しく説明してください。状況に応じて、あなたは事実や数字であなたのステートメントをバックアップする必要があるかもしれません。あなたが議論したキーポイントを概説する短い結論であなたのメッセージを閉じてください。
あなたのメッセージが明確で対象読者に関連していることを確認してください。あなたが顧客に、いくつかの小さな変更ではなく、完全なWebサイトの改造が必要であることを説明しようとしていると想像してください。 Webデザイン、検索エンジン最適化、直帰率、その他の技術的な側面について話したくなるかもしれませんが、しないでください。顧客はこれらのことが何を意味するのか、なぜそれらが重要なのかを知らないかもしれません。代わりに、完全なWebサイトの再設計が彼のビジネスにどのように役立つかに焦点を当てる必要があります。彼には、より多くの顧客にアピールし、ブランドの認知度を高め、会員維持率を高め、データセキュリティを向上させるなどの方法を教えてください。
メッセージは常に一貫性を保ちながら、視聴者と状況に合わせて調整してください。絶えず考えを変えているのであれば、信用を失う危険があります。
従業員に顧客データを保護してソフトウェアを最新の状態に保つように指示することと、セキュリティポリシーを設定することが重要です。文書によるコミュニケーションにより、アイデアを明確にし、全員が同じページにいることを確認することが容易になります。
また、あなたのメッセージが思い出深いものであることを確認してください。あなたの信念を強化し、トピックに関連している強くて明確な声明を含めてください。メッセージを引用符または別の強力な開始記号で開始または終了することを検討してください。時には、ユーモアも役立つことがあります。あなたが顧客または従業員と話しているかどうか、彼女に何か覚えておくべきです。
心理学者によると、何人かの人々は彼らが最後に見たか聞いたことを覚えている可能性が高いです。これは最近の効果と呼ばれます。他の人たちは彼らが最初に見たり聞いたりしたことを思い出す傾向があり、それは優位性効果として知られています。したがって、強力な文を使用してメッセージを開始したり閉じたりすることは理にかなっています。
考慮すべきもう一つのことは通信媒体です。メッセージをどのように伝えますか。通信媒体にはさまざまな種類があり、それぞれ固有の特性があります。これらには以下が含まれますが、これらに限定されません。
- プレゼンテーション
- レポート
- オンラインコミュニケーション
- ビジネス会議
- ビデオ会議と電話会議
- Eメール
- ソーシャルメディア
- 印刷メディア
- 契約書その他の正式な文書
ビジネスコミュニケーションの法的側面
契約書を作成するときや法的文書を提出するときは、明確にコミュニケーションをとることがさらに重要です。不十分なコミュニケーションは、多額の罰金、詐欺、名誉毀損、収益の損失、および高価な訴訟につながる可能性があります。
広告に関連する法律も含めて、州または郡の法律をよく理解してください。あなたのマーケティングキャンペーンは、例えば、真実であり、あなたの業界の法律に準拠する必要があります。あなたが栄養補助食品を販売しているならば、あなたはあなたの製品が病気を治療または予防すると主張しないかもしれません。また、アルコールやタバコを顧客にとって有益なものとして販売することはできません。あなたの主張を確かな事実で裏付け、必要な開示を行います。
業務上の契約と契約を再確認してください。何か言いたいことがあれば、それを書いてください。契約で使用されている用語を明確に定義したセクションを含めます。契約期間および解約、保証、可分性、機密性などの関連項目を追加します。
スタッフとのコミュニケーション方法にも注意してください。慎重にあなたの言葉を選んでください。脅迫したり、従業員を差別したりしないでください。たとえば、特定のプロジェクトに取り組むには若すぎるということを従業員に話すと、年齢差別で訴えられる可能性があります。障害のある従業員をからかうマネージャーは、たとえ彼の行動が問題の人を傷つけることを意図していなくても、障害者差別で訴えられることがあります。
ビジネスコミュニケーションはなぜ重要なのですか
コミュニケーションの重要な側面を知っているので、それがなぜそれほど重要なのか理解することは難しくありません。効果的なコミュニケーションは、法的コンプライアンスを確保しながら、顧客、従業員、およびビジネスパートナーとの関係を強化することができます。さらに、それはあなたに競争力を与え、あなたがあなたのマーケティング努力を最大限に活用するのを助けることができます。
組織における外部コミュニケーションの重要性を過小評価してはいけません。マネージャーまたは事業主として、あなたは投資家、株主、供給業者、そして潜在的なパートナーと同様に、対象読者にあなたのメッセージを伝えることができる必要があります。たとえば、ライブイベントでは、見込み客の注目を集める機会や、中小企業のための資金を確保する機会が与えられます。よく考えられたスピーチや魅力的な製品プレゼンテーションはあなたの評判を高め、売上を生み出すことができます。インタビューやプレスリリースでは、顧客や投資家に最新のプロジェクトについて知らせることができます。たとえば、ブランドとの新しいコラボレーションや業界を混乱させるような新しい製品ラインについて話したいと思うかもしれません。あなたが明確にコミュニケーションをとり、真の価値を提供するならば、あなたはあなたのブランドの周りで話題を呼ぶでしょう。
内部コミュニケーションもまた重要です。従業員の半数近くが、次に何をすべきかを知って会議を離れることはめったにないかまったくありません。実際、21％の専門家が社内コミュニケーションに関する正式な計画を立てていません。会議の目的と目的を明確に述べないと、職場で混乱や矛盾が生じる可能性があります。
優れたコミュニケータであるリーダーは、従業員の士気を高め、離職率を下げ、組織の生産性を高めることができます。彼らはまた、彼らのチームとのより強い絆を持ち、より少ない衝突を経験します。さらに、効果的な社内コミュニケーションにより、従業員は自分の役割と会社の成長と成功に貢献していることを確実に理解できます。
