トラッキングスプレッドシートを作成してコスト削減とコスト回避を記録することで、組織は「ハード」と「ソフト」の両方のコスト削減を正確に報告できます。大幅な節約は、前年に比べてコストが低いことを示しています。ソフトな節約はそれほど目に見えないものであり、供給業者からのより低いコストの増加を交渉すること、または料金の増加を伴う「無料」トレーニングを含むことがあります。節約を追跡するためのスプレッドシートを作成することは、購入を担当する人々にインセンティブを提供するために重要です。
あなたが必要とするアイテム
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表計算プログラム
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過去の営業経費
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契約
営業費用を論理的なカテゴリにグループ化します。カテゴリは、すべてのユーティリティをまとめてグループ化するなど、種類別に分類できます。複数の従業員が購買を担当している場合は、担当者による支出をグループ化します。
スプレッドシートの最初のセルに「経費」という見出しを入力します。その下に、カテゴリの名前を入力してから、下のセルに経費名をリストします。各カテゴリに対して繰り返します。
次の列に、「実際」と年の列見出しを入力します。その下には、各経費名の右側にあるセルで使用されたドルが入力されます。次の列に「調整額」とラベルを付け、適用されるのと同じ経費行に契約上の増減を入力します。次の列に「ベンチマーク」とラベルを付けて、実際の金額に1を加えた調整額に乗算する式を入力します。（実績値*（1 +調整額））。
昨年生産された品目の数量と次年度の計画生産を識別します。次の行の一番上に、「単位当たり」と入力します。材料費や人件費など、該当するすべての経費について、ベンチマークを新しい数量に調整するための式を入力します（ベンチマーク/昨年の数量*今年の数量）。
次の列の一番上の行に「Actuals」と現在の年を入力し、実際の支出額がわかるまで空白のままにします。次の列に「Difference」というタイトルを付けます。各経費について、ベンチマークの列の数値から今年の実際の経費を差し引く式を入力します。
各カテゴリの後に、2行の空白行を挿入します。 1行目に「小計」と入力します。その横のセルに、そのカテゴリ内のすべての経費をまとめて追加し、スプレッドシートのすべての列にコピーする式を入力します。最後のカテゴリーの後、最初の列とその隣のセルに「合計」と入力し、すべてのカテゴリー小計を合計する式を入力します。スプレッドシートのすべての列にこれをコピーします。
新しい契約が締結されたとき、または実際の請求書が受け取られたときに経費を入力します。新しい経費のために追加の行を挿入するか、コスト回避の節約を記録します。
ヒント
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どのように貯蓄が報われるかを前もって決定することによって、総所有コストを高めます。重要な決定には、従業員がすべての費用に対して純貯蓄を受けるかどうか、および別のカテゴリに影響を与える無形貯蓄を処理するかどうかが含まれます。調整列を使用して目標を設定することもできます。各カテゴリの希望貯蓄率を入力すると、各経費のベンチマーク目標が作成されます。運用経費の削減や労働時間の削減につながるプロセス改善を必ず含めてください。
