郵便でも電子メールでも、ビジネスレターは常に特定のフォーマットとスタイルに従います。フォーマットに従うとすぐに要点がわかり、履歴書、署名入りの契約書、または支払済み請求書のコピーなど、含めた追加の関連文書について読者に伝えます。あなたの手紙の本文に添付ファイルを詳述し、あなたの手紙の最後にそれらを書き留めることは、あなたが書いている理由とあなたがどんな追加の資料を送ったかを受信者が理解するのを助ける専門的な方法です。
あなたが書いている理由を読者に伝える
よく書かれたビジネスレターは、あなたが書いている理由を説明する単一の文で始まります。受信者に、添付している文書の数と数、およびそれらを含める理由を伝えます。あなたは、「私は補佐官の地位のための履歴書を同封しています」または「私の最近の支払いを確認するために私が受け取った手紙のコピーです」といったフレーズから始めるべきです。
形式的すぎることを避ける
ビジネスレターの執筆文には、もっと包括的な「囲まれたものを見つけて…」というフレーズを含めるべきではありません。文法的には正しくありませんが、そのような形式の正式な書き言葉は主に学術誌、公式の書類などです。一般的な規則として、あなたの毎日のビジネス上のやり取りやEメールには過度に正式な言葉を避けてください。
署名の下に添付ファイルまたは添付ファイルを一覧表示する
署名行の後の文字の下部に、添付ファイルをリストするのに適した場所があります。 Eメールを送信する場合は、署名の後にスペースを2回入れてから、「Attachment：Jane K. Doeの履歴書」などの簡単な表記で添付ファイルを引用します。郵便で手紙を送信する場合は、簡単に説明を追加します。同封の署名の下に2行。 「enclosure」という単語を書き出すか（例：「Enclosure：Monthly Market Summary」）、または一般的なビジネス略語の「enc」を使用することができます（「Enc：John K. Doeの履歴書」）。
ビジネスEメールに関するその他のヒント
添付ファイルに名前を付ける方法： ビジネスEメールを送信するときには、フォーマット設定が重要です。添付ファイルのファイル名はあなたのEメールに関連しているはずです。あなたの名前、件名の簡単な説明、Eメールの日付を記入してください。添付ファイルに複数のページがある場合は、それも示してください。
効率的に写真を添付する： 写真を送信する場合は、関連性のあるものだけを表示するように写真をトリミングし、受信者のコンピュータまたはデバイスにすばやくダウンロードできるようにしてください。
すべてを含めるようにしてください。 封筒を封印するか送信ボタンを押す前に、封筒が封筒に入っていること、または文書を電子メールに添付していることを確認してください。多くの求人者や他の企業は、要求された添付ファイルを含まない手紙を捨てるかもしれません。それはまた送り主が不注意な印象を与える。
