サービスレポートは、製品またはサービスの品質を追跡するためにカスタマーサービス担当者によって書かれた文書です。経営陣は、これらのレポートを使用して、より良いカスタマーエクスペリエンスのために製品の変更方法やサービスプロトコルの変更方法に関する計画を策定します。そのような適応はより良い顧客保持と紹介をもたらすかもしれず、それが今度はビジネスのための収入の増加につながるかもしれないので、これは重要です。サービスレポートを作成するときには、ビジネス開発にとって明確で価値のある情報を提示することが重要です。
該当する場合は、顧客の名前と連絡先情報（顧客の電子メールアドレスを含む）を書き出します。
製造元、モデル番号、シリアル番号、購入日、およびカスタマーコールの時間を記入するか、製品指向のサービスレポートを参照してください。サービスレポートがサービスのみを扱っている場合は、製造元、モデル、シリアル情報の代わりにサービスのタイトルとサービスの説明を入力します。
製品またはサービスについての特定の顧客のコメントに注意しながら、問題の概要を説明します。問題が再発しているかどうかを指定してください。
顧客の苦情を解決するために提供または提供された特定のサービスまたは製品をリストします。たとえば、ビジネスでコンピュータとソフトウェアを扱う場合、顧客が自分のハードドライブに障害があると疑っている場合は、「不良ドライブセクタを見つけるためにディスクチェックを実行する」と書くことができます。
担当者との問題も含めて、問題の原因をリストしてください。該当する場合は、どの部品に欠陥があるかを示します。
回避の手助けとなるか、将来同様の苦情を処理するのに役立つ可能性のあるコメントやメモを含む段落を書きます。たとえば、苦情が特定のチームに転送されたこと、会社にとって問題がより大規模に示されていると思われること、または問題を長期的に解決するために特定のツールが必要になることに気付くでしょう。
会社が設定したガイドラインを使用して顧客の満足度の基本的な評価を入力します（たとえば、10は絶対に満足していると等しい）。
レポートに署名して日付を記入します。
ヒント
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多くのWebサイトでは、ここに記載されている情報のセクションがあるサービスレポートのテンプレートを提供しています。このようなテンプレートを使用したり、独自のテンプレートを作成したりすると、複数のカスタマーサービス担当者からより一貫したデータ収集が得られます。
レポートの文言はできるだけ簡潔にしてください。 「I」言語をまったく使用しないでください。箇条書きと同様に、主語が理解され動詞で始まる不完全な文章も使用できます（例： "partの代わりに使用する"）。担当者は1日に何十もの準備をしなければならない場合があるため、顧客レポートは読みやすく作成しやすいものでなければなりません。
電話や訪問を担当した担当者の名前を、たとえあなたであったとしても、必ず明記してください。
