給与メモは、会社の方針の新しい変更について従業員に情報を提供し、現在の方針について従業員に注意を促します。たとえば、従業員がタイムカードに署名することを習慣的に忘れた場合は、簡単なメモで要件を思い出すことができます。休日のために小切手が1日早く利用できるようになる場合は、従業員に通知するためにメモを使用できます。必要な人にだけメモを送ってください。給与管理部門は、従業員がそのメモを確実に受け取れるように、従業員の給与または給与明細を含む給与メモを含める必要があります。
見出しを書いてください。日付、受信者、送信者、件名を含めます。例：12/01/2020宛先：すべての従業員投稿者：給与管理部署件名：早期給料日
メモの本文を書きます。これがメモを書く理由です。たとえば、「クリスマス休暇のため、給与計算の小切手は23日に利用可能になります。」段落を一重にし、メモに複数の段落がある場合は、各段落の後に二重スペースを入れます。
締め切りを書いてください。ビジネスレターに記載されているほど正式である必要はありませんが、最後のステートメントと部署名を含めてください。たとえば、「質問がある場合は、給与計算部門に連絡してください。ありがとう」あなたの部署が自分の内線を持っている場合は、電話番号を含めてください。
ヒント
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会社の方針を思い出させるためにメモをすべての従業員に送っているときは、そのメモを厳しく言いたくないように、一部の従業員が正しくアクションを実行していることを考慮してください。たとえば、「従業員が自分のタイムカードに署名する必要があるという会社の方針をちょっと思い出してください。ありがとう」ポリシー変更の通知は簡単で適切なものにする必要がありますが、質問については連絡先情報を提供してください。たとえば、「12/28/12以降、従業員は毎週払い戻しを行う必要があります。質問がある場合は、内線210のスージーまでご連絡ください。ありがとうございます。」メモのコピーを会社の所有者などの他の人に送信する場合は、その人の名前の件名の下にCC行を含めます。テキサスA&M大学は、3段落より長いメモには小見出しを使用することをお勧めします。メモに会社のレターヘッドを使用して、それが正式なメモであることを読者に知らせます。メモを送信する前に、部門管理者または会社の所有者から承認を受けてください。
警告
珍しいフォントで書かれたメモは読むのが難しく、見栄えがよくありません。読みやすくするために、標準フォントを使用し、テキストを左マージンと同じ高さにします。メモが苦情であっても、書くときあなたが選ぶ言葉に注意してください。あなたのプロ意識を常に維持しなさい。
