発信者はさまざまな理由でボイスメールにメッセージを残すことができます。一部のメッセージは、重要なビジネス情報や連絡先へのわかりやすい通知になる場合があります。個人用のボイスメールであろうとビジネス用のボイスメールであろうと、ボイスメールメッセージであなたが話すことは、発信者からどのような種類の情報を受け取るかに重要な役割を果たします。ボイスメールには必ず含めるべき基本情報がいくつかあります。
送信メッセージ
発信メッセージを残す際に最初にすべきことは、あなたの名前、組織、電話番号を確認することです。あなたがすべき2番目のことはあなたの空室状況に対処することです。例えば、あなたは自分が利用できないと言って、あなたが戻ってくる時刻と曜日を与えることができます。最後に、名前、会社、番号、メッセージなど、ボイスメールに戻す必要がある情報の種類を詳しく説明します。一般的な送信ボイスメールは、次のように聞こえます。「私はSampson、Inc.の555-555-5555のBob Smithです。今日は4時までご利用いただけませんが、お名前、会社名、電話番号を明記してください。ただちに電話をかけます。簡潔にし、発信者に明確で簡潔な指示を与えることを忘れないでください。
問題を避ける
発信者は間違った番号を呼び出すことがあります。自分の名前、組織名、電話番号を送信メッセージに記載しないことで、自分宛ではないメッセージを受信することがよくあります。この情報を記載することで、発信者は、正しい相手に到達したこと、または正しい番号をダイヤルしたことを確認できます。あなたはあなたの発信者にメッセージを残すように励ましたいと思わないかもしれません。メッセージを残すように促さないと、電話の重要性を判断するのが難しくなります。多数のボイスメールメッセージを受信した場合、それらのメッセージは、どの電話呼び出しを迅速に返すか、およびどのようにして電話を返すための準備をするかを決定するために重要です。メッセージを奨励する場合は、発信者に簡潔にするか、メッセージを要約するように依頼してください。メッセージの説明が長いボイスメールは煩雑になるか、必要ではなくなる可能性があるため、時間が無駄になります。
電子メール、ソーシャルメディアを追加する
非常に多くの情報がソーシャルメディアを通じて共有されているので、あなたはおそらくあなたの発信メッセージにオンラインの連絡先情報を追加することを検討するべきです。ソーシャルメディアの連絡先を残すことの難しさは、発信者にどこに残すべきかを理解させることです。それはあなたがあなたの名前を綴ることを要求し、そして発呼者が知っていると仮定しないであろう。発信者が自分のEメールアドレスにメッセージを残したい場合は、「Bamp SmithのSampson dot comにEメールアドレスを残すことができます」または「bobsmithにメッセージを残すことができます」と言うことができます。あなたの最善の判断を使用しますが、あなたの名前とあなたの会社の名前を綴ることは、情報を正しくすることにおいて発呼者に最高のショットを与えます。 FacebookやTwitterなどのURLアドレスについては、混乱を招く可能性があるため、言及することはお勧めできません。あなたがそれらをあなたにメッセージを残すための最良の場所であると感じるならば、あなたの出て行くメッセージで言います、「あなたは私のFacebookページに私にメッセージを残すこともできます」。
