多くの人にとって、大量の電話番号を覚えるのは不可能な作業です。誰かがあなたのオフィスに電話をかけるとき、あなたは今すぐ手元に正しい番号を持っている必要があります、そしてそれをする最もよい方法はオフィスの電話帳を保つことです。大規模なオフィスには電子ディレクトリを備えた複雑な電話システムがあるかもしれませんが、ほとんどのオフィスではこれほど複雑なことは必要ありません。ほんの少しの努力で、あなたがあなたの指先であなたが必要とするすべての情報を置くためにあなたは簡単なオフィスディレクトリを作成することができます。
あなたが必要とするアイテム
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コンピューター
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表計算ソフトウェアまたはGoogleドキュメントアカウント
新しいスプレッドシートを作成し、「Office Directory」という名前を付けます。スプレッドシートを使用すると、電話帳を集中管理するのに十分な大きさではないオフィス用の電話帳を簡単に設定できます。
スプレッドシートに3つの列ヘッダーを追加します。名前、オフィス番号、および電話。必要に応じて、スプレッドシートに列を追加すると、たとえば電子メールアドレスやファックス番号などを簡単に追跡できます。
同僚にディレクトリ（またはオンラインスプレッドシートを使用している場合はそのディレクトリへのリンク）を送信し、彼らが自分自身の正しい情報を入力してあなたに返送するように依頼します。あなたがすぐにあなたのために情報を埋めるように頼むことができるこの情報のいくつかを持つ事務管理アシスタントがあるかもしれません。
結果をすべての変更を含む単一のスプレッドシートにまとめます。あなたは今あなたのオフィスのために働く電話帳を持っています。
電話帳を印刷するか、一般の使用のためにあなたのオフィスの他の部分にそれを電子メールで送ってください。手間をかけずに電話帳を配布する簡単な方法については、以下のヒントを参照してください。
ヒント
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会社の電話番号は比較的頻繁に変わるため、Google Docsのようなオンラインスプレッドシートを使用すると時間と労力を節約できます。電話帳のスプレッドシートを社内の全員と共有し、必要に応じて変更できるようにします。ディレクトリがオンラインになっているため、ディレクトリが更新されたときに新しいコピーを電子メールで送信する必要はありません。
