あなたはほぼすべての職場でさまざまな人格の種類を見つけるでしょう。多くの場合、これらの個性は互いに補完しあい、仕事を効果的かつ効率的に遂行するのに役立ちます。しかし、人格が衝突して議論に発展すると、問題が発生する可能性があります。
あなたが議論に直接関わっているか証人であるかにかかわらず、あなたはそれについての声明を書くように頼まれるかもしれません。この課題に直面した場合、あなたが信頼できる責任ある従業員であることを伝える専門的な書簡を書くことが不可欠です。この手紙はあなたの正社員レコードに入っているかもしれず、あなたを直接反映しています。
状況を評価する
特定のインシデントに関連するものすべてに関するメモを書き留めます。関係者全員の名前と役割、紛争が始まったと思う理由、出来事の進行、交換された対話、日時などを記録します。できるだけ正確で詳細なものにします。これらのメモから意見を残し、事実だけに頼ってください。
正式な書簡を始める
あなたの職場の議定書によっては、この手紙はあなたの正社員記録の一部になるかもしれません。あなたはそれをプロフェッショナルに保たなければなりません。これは、日付を入力し、行をスキップしてから、上司の名前、役職、会社名、会社の住所を入力することから始まります。それから行をスキップします。
あなたの手紙に対処する
あなたの上司またはあなたが声明を書いている人事の専門家を演説するために「Dear Ms./Mr。（Name）：」とタイプしてください。行をスキップします。
あなたの手紙の本文を書く
特定の同僚の間で議論に取り組むために書いていることを上司または人事担当者に説明してください。あなたが直接関わったのか証人なのかを伝えましょう。あなたが以前に書き留めたメモの中の事実を含む、関連する詳細を提示してください。これらすべてを1から3段落でまとめます。最も重要な事実から始めて、それほど重要でない事実まで続けます。あなたの意見をそれに近づけないでください。そして、同僚を攻撃したり、告発したり、否定的に話したりしないでください。
あなたの手紙の結論を書く
インシデントの最終評価を行い、考えられる解決策、および状況を改善するためのあなたの意欲を説明します。
あなたの手紙に署名する
「誠意をこめて」または別の専門的な挨拶であなたの手紙に署名し、3行をスキップして、あなたの名前と肩書きを入力してください。印刷後に手紙に署名します。
関連資料を含める
議論に直接関係のある関連するEメールまたはその他の資料がある場合は、それらをあなたの声明に含めてください。
