小規模な診療所でも大規模な診療所でも、必要なタスクと責任に対処するための包括的で明確な手順を開発し、実施する必要があります。オフィスの手続きでは、オフィスの開閉時に受付担当者が何をすべきかを説明するなど、さまざまな従業員の義務を強調する必要があります。あなたは診療所が適切に手技を調整するためにどのように機能するかを理解するべきです。
基本
オフィスの手続きはクライアントとやり取りする方法を伝えるべきです。関連するトピックには、標準的な顧客のあいさつ（例、直接または電話で）、経営陣の不満または怒った顧客、顧客の機密保持（例：HIPAA規制）、および予定の設定と通知が含まれます。ほとんどの診療所の従業員には高いカスタマーサービススキルが必要です。したがって、この手順では、「不適切」と「不適切」なカスタマーサービスを区別する必要があります。火事や洪水のような緊急事態や自然災害の場合の標準的な手順が必要です。別の従業員ハンドブックを作成して、服装規定、出席、セクシャルハラスメント、給与、休暇、福利厚生に関する方針について話し合ってください。
記録
成功した診療所はその患者記録を効率的に管理します。バックアップ手順は、ペーパーレスオフィスでは必須です（たとえば、患者情報がオンラインまたはコンピュータプログラムに保存されている場合）。フロントオフィスのマニュアルでは、クライアントレコードを作成、更新、保存する方法を説明する必要があります。このマニュアルには、患者が移動したときなど、記録を非アクティブにする方法に関する手順も含める必要があります。もう一つの重要な側面は医者のカレンダーを含みます。たとえば、1時間に2人の患者をスケジュールすることで、医師は20〜30分の空き時間を持つことができます。この手順では、適切な数の患者を1時間ごとおよび1日ごとにスケジュールする方法を説明する必要があります。手順書には、試験室の標準的な割り当て方法も記載されています。
請求
フロント診療所では、患者からの支払いを集める方法について詳しく説明する必要があります。患者が保険を使用している場合、手順では、保険を確認し、必要に応じて自己負担金を徴収するために必要な情報を説明する必要があります。患者がポケットから支払いをしているときに、診察の前または後に支払いを受けるべきかどうかを説明する必要があります。また、保険金請求の適時払い戻しを受けるために必要なステップを説明してください。たとえば、請求書だけでなく、患者記録の医療処置を誰がコーディングまたは識別するのかを説明します。手続では、6ヶ月または1年間未払いのものなど、期日超過口座の処理方法を指定する必要があります。
