議会手続の規則集である「Robert's Order of Rules」は、組織がより効率的な会議を実施するのに役立ちます。会議の議長は、本の規則を適用し、特定の時間に誰が話をするようになったかを示すことによって会議を運営する責任があります。会長としてのあなたの最初の義務は、秘書を任命することです。秘書は、会議中に何が起こったのかに関する書面による記録を作成します。秘書が選ばれた後、会議が始まります。
「会議は順番どおりになるでしょう」と言って会議を開始します。グループは、忠誠の誓約の呼び出しや朗読などの開会式を共有したい場合があります。
もしあれば、前回の会議からの議事録を読むように秘書に依頼するか、または前もってメンバーと共有した場合は、議事録に修正があるかどうかを尋ねます。修正がない場合は、議事録を承認して、会議のイベントの公式記録に含めるようにします。
会計報告書のような特定の役割や活動について報告するよう会員に呼びかける。勧告がなされた場合、追加の議会手続 - 例えば討論または投票 - が行われる必要があるかもしれません。そうでなければ、会議は他の報告に対処するために前進する。
まだ議論が必要な項目があるときに前回の会議が終了した場合にのみ、未完の事業に対処します。元々予定されていた順序でこれらを起動します。
話し合う新しい事業があるかどうかグループにたずねます。参加者は誰でも「発言権を主張」して新規事業について話し合うことができます。
「これ以上ビジネスがないため、会議は中止されます」と言って会議を終了します。
ヒント
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完全なルールブックと簡潔なガイドのコピーを図書館から借りるか、組織のためにコピーを購入すると、会議を円滑に進めるための情報をすばやく調べることができます。
