ビジネスEメールに返信する方法

クライアントから、見込み客から、上司から、または同僚から - ビジネス用の電子メールへの返信を慎重に作成することで、望ましい反応と応答を確実にすることができます。

作家を理解する

誰がメールを書いたのか注意深く見てください。 形式レベル あなたは応答するために使います。たとえば、Eメールのエチケットの専門家であるLindsay Pollakは、同様の形式および丁寧な言語を使用して、形式言語を使用したEメールに返信することを提案しています。送信者が非公式のトーンを使用する場合は、よりリラックスしたトーンを使用しますが、それは専門的なものにしてください。

結果を決定する

何を理解する 読者に実行させたいアクション あなたが応答したら。たとえば、見込み客に返答を送信している場合は、購入してもらいたいです。ただし、上司に返信を送信している場合は、彼女は自分がプロフェッショナルで有能だと思ってほしいと思います。についての人々への返信 カスタマーサービスの問題 彼のニーズが満たされたと感じる幸せな顧客になるはずです。

ヒント

物議を醸す電子メールに返信するために落ち着くまで待ちます。

文章で結果を説明する1

の最初の文を使用して 達成したいことを説明するたとえば、ある顧客が苦情のある電子メールを送信した場合、最初の文を使用して問題を解決し、顧客が購入に満足していると感じられるようにします。

あなたのポイントを作る

それでは、あなたが最初の文章をどのようにして作るのかを説明する時が来ました。つかいます 小さな段落 あなたの主張をするために。ジェームズは、あなたがあなたの返答に書いている考えを裏付けるために証拠を使うことを勧めます。必要とされるトピックや行動に応じて、証拠は事実を指摘するのと同じくらい単純なものでも、トピックに固有の複数の詳細を提供するのと同じくらい広範なものでもよい。たとえば、経費を承認する理由を上司から尋ねられた場合は、経費の承認が部門または会社全般にどのように役立つかについて1つまたは2つの事実を説明します。

行動を起こす

最後の文を使って 読者に次に何をさせたいのかを言い換える。この文章は冒頭の段落と密接に関係しているはずです。例えば、あなたの顧客を幸せにするために、問題を解決するためにあなたがとっても構わないと思っているステップを説明してください。

サインオフ

最後に、 サインオフの言葉受信者が電子メールの最後に到達したことを知っているので、「最高」や「ありがとう」など、ForbesのスタッフライターであるSusan Adamsは示唆しています。あなたの名前を追加して、すべてのEメールにあなたのビジネス署名を含めてください。署名には、あなたの氏名、会社名、電話番号やウェブサイトのアドレスなどの連絡先情報が含まれていなければなりません。