情報を要求する手紙に返信する方法

情報を要求する手紙への効果的な返答は顧客に要求された情報をすぐに与え、余分な言い回しや記入者を避けます。顧客の情報要求にタイムリーに対応することで、ビジネスの信頼性が高まります。

オープニング

顧客の名前と連絡先を、標準のレターライティングフォーマットでレターの左上隅に挿入します。例えば：

ジョンスミス

555モッキンバードレーン、

オハイオ州スプリングフィールド

顧客の住所の下に、レターを起草している日付を挿入します。

一般的な「Dear Customer」ではなく、顧客の名を使用してレターをパーソナライズします。挨拶文の後の最初の行は、その手紙が本当に彼の情報要求への応答であることを彼に知らせるべきです：「親愛なるジョン、あなたの情報要求への応答で…」

レターボディ

あなたがあなたの応答を起草するとき、あなたの前に顧客の手紙を持ってください。あなたが彼が要求している情報を明確に理解していることを確実にするためにもう一度手紙を読んでください。顧客が複数の情報を希望する場合 さまざまな項目を強調表示する あなたがどんな情報も除外しないことを確実にするために。それから手紙の本文で、各項目をアドレス指定します。 リスト形式で。該当する場合は、ソフトウェアプログラムで提供されている箇条書きまたは番号付きリストの書式設定要素を使用してください。

閉鎖

顧客に行動を促す あなたが提供した情報に基づいてそしてあなたのビジネスに再参加するには、起業家のCynthia Perunに助言してください。たとえば、顧客があなたの事業所からオンラインで注文するのを手伝うことができるならば、そうするために店に来るように彼を誘ってください。会社の電話番号、Eメールアドレス、Webサイトアドレスを含めます。この情報をレターの最後で繰り返してもかまいません。フォローアップ情報が必要な場合は、顧客に連絡してもらってください。