「部族の知識」とは、あなたのビジネス、チーム、グループ、または部族がその目的を達成するために使用する、書かれていない情報として定義されます。部族の知識に関する問題は、部族の重要な構成員を失うと、知識は彼らと共に消え去ることです。あなたの会社の手順やプロセスを文書化すると、この知識を保護し、新会員を迅速にスピードアップさせることができます。 「部族の知識」を文書化する必要性を理解することは、これらの文書を作成する上で重要な要素です。
成果物を定義する
このドキュメンテーションプロジェクトに含まれることになっているすべてを識別する簡単なステートメントを書くことによって「スコープステートメント」を作成してください。文書化する特定のプロセスを明確に識別します。プロセス文書が、プロセスが今日どのように実際に機能するかを反映しているかどうか、またはプロセスが将来どのように機能するかを定義しているかどうかを述べる。
誰がプロセスを所有しているのか、誰がプロセスのどの部分を所有しているのかを示す「所有権マトリックス」を作成します。このマトリックスは、所有者と所有者の連絡先情報を明確に識別する組織図やプロセスフロー図のように単純なものにすることができます。
文書化されている特定の製品またはサービスを識別します。これは通常、モデル番号、部品番号、説明など、すべてまたは関連する情報を含むリストです。
プロセスに関わる人々の役割を説明してください。個々の能力ではなく、役職に基づいて明確な説明を提供します。この立場が何をしているのか、そしてそれがプロセスにどのように適合しているのかを説明する。これは、職種と説明を記載した単一の文書、または文書化されているプロセスの各重要な役職に関する完全な職務の説明です。
「プロセスフロー」ダイアグラムまたはチャートを作成して、プロセスの各ステップを始めから終わりまで文書化します。通常、プロセスの主要ステップを示す上位レベルのフローチャートが作成され、下位レベルのフローチャートは、各主要ステップに従属するプロセス手順を文書化します。
プロセスの各ステップに適切な「方針と手順」文書を作成します。面接や調査を経てプロセスを探求するにつれて、これらの方針や手順が明らかになります。これらの方針および手順文書を作成するための基礎として役立つ詳細なメモを保管してください。
内部の「文書管理」プロセスの説明を提供する文書を成果物に含めます。この文書では、会社の文書がどのようにレビューおよび承認され、社内に配布およびアーカイブされるのかを説明する必要があります。
文書を作成する
現在存在しているものを明確に理解するために、既存の文書をインベントリしてください。同じ情報が既存の文書でもカバーされている場合は、新しい文書を作成してホイールを作り直す必要はありません。これらの文書のどれが使用可能であり、その上に構築できるか、およびどの文書が時代遅れであるかを識別します。既存の文書のインベントリが完成したら、どの文書が不足していて作成する必要があるかがわかります。すべての文書の状況を既存、廃止、または新規として示す、文書の全体リストを生成します。あなたの最初のトップマネージャーとの会談の前に、この「目録」を手元に用意してください。
既存の組織図や会社のディレクトリなど、すでに利用可能なものをすべて確認して「所有権マトリックス」を作成します。あなたの最初のトップマネージャーとの会談の前に、この「所有権マトリックス」を手元に用意してください。
トップマネージャと会い、あなたの「在庫」と「所有権マトリックス」を見直す。この会議の目的は、最高責任者にあなたの研究を吟味させるだけでなく、それを承認してあなたの計画に同意することです。この会議の準備をして、トップマネージャーの時間を無駄にしないでください。
あなたの "インベントリ"と "所有権マトリックス"にトップマネージャの変更をすべて加えた後、各部門長と面談します。これらの部門長会議の目的は、その部門長が自分のしていることを迅速に理解し、各部門長の役割と彼らが所有するプロセスステップについての議論を開始することです。あなたが何かを見逃すことがないように詳細なメモを取るか、会議を記録してください。これらの部門長会議を進めていくにつれて、プロセスが浮上し、固まり始めます。
各部門長から新しい情報またはより正確な情報を受け取ったら、すべての成果物を継続的に更新します。最後の部長会議の後、成果物の約半分が完成したはずです。
プロセスのそのステップで実際に何が起こっているのかを明確にするために、適切なスーパーバイザー、トップの職人、およびプロセスに関与している他の人々と面談します。これらの人々はあなたのインタビューの間に彼らの部長によって識別されます。これらの実践的な人々は、通常、各自の部長よりも、自分の担当する分野における手順をステップバイステップで詳しく理解しています。繰り返しになりますが、詳細なメモを取り、これらの人々と面会する前にできる限りの準備をして、忙しい1日の時間を最小限に抑えます。
あなたのすべての文書の最初の草稿を完成させてください。これは最初のドラフトと呼ばれますが、これらの文書は今までに入手したすべての情報に基づいてまだ完全に完成しているはずです。
最初のドラフトとして明確にマークされているあなたの最初のドラフト文書を、それぞれの部門長と部下に見直しのために配布します。彼らにこれらの文書を完全に見直す時間を与えて、どんな変更も書き直すように彼らに求めました。
同じ部門長と部下との2回目の個別ミーティングを開始して、すべての赤い線を確認し、これらの文書の最終草案の準備をします。
すべてのレッドラインの修正を完了してください。前のステップまたは後のステップに影響を与える可能性がある1つのステップの変更に細心の注意を払い、それに応じてそれらの文書、手順、またはフローのステップを変更します。この最終ドラフトをそれぞれの部門長および部下に提出して最終レビューを依頼してください。トップマネージャのレビューのために、最終ドラフト全体を同時にトップマネージャに提出してください。
最終的な改訂を行い、最終的な承認のためにこれらの改訂文書を開始者に送り返します。最終的な承認の前に多数の前後の修正があるかもしれません。部下や部署の長には、それぞれの責任範囲に直接関係のある文書、または文書の一部に対する完全な承認を与えるために必要です。ただし、最高責任者が確認して承認するまで、あなたの文書は承認済みとは見なされません。
ヒント
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あなたが誰かの就業日を中断しているようにインタビューは微妙になることができます。このようなインタビューに備えて、「プロセスのフローチャート」やインタビューを進める上で役立つ他の文書などの関連資料を用意してください。人格を取り、常に自分に期待しているのと同じ尊厳と尊敬をもって全員を扱います。効率的になり、面接では会議の具体的な目標に焦点を合わせます。
