文書化されたオフィスの手続きは、ビジネスを円滑かつ効率的に運営するのに役立ちます。基本的な手順では、フロントオフィスのプラクティス、つまり手順、それらを実行する人、実行される内容の概要を説明します。オフィスには、人事管理、現金預け入れ、送受信メール、連絡文書および払い戻しに関するガイドラインがあります。
デイリーメールの取り扱い（受付）
受信メールが開かれ、内容に日付スタンプが付けられます。小切手は「入金する」に入れられます。メールは受信者によってソートされ、その人のメールビンに入れられます。
彼は銀行預金を準備し、受け取った小切手のコピーを作成します。添付ファイルは小切手コピーに綴じられています。彼は小切手を配達し、伝票のコピーと添付ファイルを売掛金に配達します。
送信メールは消印され、毎晩郵便局に送られます。
電話の手続き
3番目の呼び出し音で電話に出ます。標準的な挨拶は、「おはようございます、ABC社、ジョンの話です。どうすれば私はあなたを助けることができますか？」です。 「ちょっと」と応答して、発信者を保留にします。
不在の従業員がいないかオフィスのカレンダーを確認してください。不在の場合は、発信者に伝え、他の誰かが手助けできるかどうかを尋ねます。相手が入っている場合は、発信者に通知して電話を転送します。回線が話中の場合は、発信者に伝え、ボイスメールまたは書面によるメッセージを提供します。
メッセージには、発信者の名前、日時、通話の理由、およびコールバック番号が含まれます。メッセージを受信者のメールスロットに入れます。
事務用品の管理（秘書）
標準的な物資は毎月在庫があり、注文されています。オフィスのカレンダーは予定された郵送物および必要な供給のために点検される。彼女は事務供給注文書を準備し、事務管理者はそれが出される前にそれを承認する。
規格外の物資については、物資申請書に記入して秘書に提出してください。
オフィスカレンダーの管理（秘書）
彼女はオフィスのカレンダーを担当しています。会議をスケジュールするときは、カレンダーで矛盾がないことを確認し、要求を秘書に送信します。
顧客への毎月の郵送、マーケティングおよびプロモーションは、オフィスカレンダーに入力されます。これらを担当する従業員は、日付を秘書に電子メールで送信できます。
電子メールでの旅行日程、従業員の欠勤日、休暇を秘書に伝えます。
旅費払い戻し、小切手要求およびクレジットカード
旅費の払い戻しは毎週処理されます。承認された旅行用紙を使用してください。費用の日付、費用の種類、および費用の理由を入力します。経費の読み取り可能な領収書を添付してください。領収書がない場合は返金されません。
不定期小切手の場合は、承認済み小切手請求フォームを使用してください。支払い先情報、必要な日付、小切手金額、および理由の各セクションに記入してください。マネージャーまたは会計士から承認を得てください。
クレジットカードは毎月処理されます。購入ごとに領収書が必要です。あなたの名前、経費の理由、および領収書のその他の識別情報を入力してください。領収書のない料金、および個人的な料金は、従業員の給与から差し引かれます。
顧客の支払いと請求書
完了した顧客注文は、配送担当者によって1日に2回A / Rに配送され、営業日の終わりまでに請求されます。
売掛金が受け取る日々の預金は、営業日の終わりまでに適用されます。
