雇用主は、一定期間従業員の人事記録を維持し、維持する責任があります。ファイルに保管されている人事記録の種類によって、保管する期間が決まります。すべての人事記録は安全でありながら簡単にアクセスできる場所に保管する必要があります。
一年
従業員が退社してから少なくとも1年間は保存する必要がある人事記録がいくつかあります。これには、昇進、異動、解雇などのすべての雇用行動記録、および雇用前テスト、苦情記録、法的行動が含まれます。
2〜3年
収益、タイムカード、スケジュール、支払い率などの支払い関連の記録は、従業員の解雇後2年間保存する必要があります。実際の給与記録は、退職後3年間保持する必要があります。家族および医療休暇法に関連するすべての事務処理も同様に3年間保管される必要があります。
5年
労働安全衛生局によると、職業上の怪我や病気に関する詳細の要約を含むあらゆる情報は5年間保存されるべきです。しかし、職業上の怪我や病気のために法律で義務付けられている健康診断は、30年間保存する必要があります。
