業界を問わず、すべての企業には、その企業を効率的に運営するために処理する必要がある管理業務があります。これらの職務は、秘書、受付係、事務補佐、執行役または事務長によって行われることが多い。そのような役割が存在しない可能性がある中小企業では、従業員は管理業務が確実に完了するように協力しなければなりません。
情報を保存する
重要な文書を適切な場所に適時に提出することは、ファイルキャビネット内のフォルダーまたはオンライン文書管理プログラム内の文書を配置することを含む管理上の義務です。正確なファイリングシステムにより、従業員は財務記録、顧客記録、および調査にアクセスできます。
情報を探す
オンラインで、オフィスのファイリングシステムで、または本でクライアント、マネージャ、および同僚のための情報を調査することは、企業がプロジェクトの開始と終了に必要な情報を得るのを助ける重要な管理上の義務です。この情報は、多くの場合、編集、要約、必要な人への配布、およびレポートまたはスプレッドシートに表示されます。
留守番電話
あなたが広告代理店かコインランドリーを所有するかどうかにかかわらず、顧客は製品とサービスについての質問、営業時間、情報の要求または価格についての質問で電話をかけます。これらの要求に応え、顧客のニーズに応えることは、企業の成否に影響を与える可能性がある管理上の義務です。潜在的な顧客とのコミュニケーションが不十分であると、組織に悪い印象を与える可能性があります。この管理業務を遂行する人が、会社について人柄がよく、丁寧で、知識があることが重要です。
ご挨拶
訪問者がオフィスに入ると、受付係または秘書がドアに着席して「こんにちは」と言い、訪問者を現場に歓迎し、質問を助け、彼を適切な人、オフィスまたは部門に案内します。配達人が小包を降ろしたのか、予定された予約のために入ってきた顧客であろうと、訪問者への挨拶は管理上の重要な義務です。
機器と消耗品の購入
サプライルームやキャビネットに紙、ペン、その他の事務用品を保管することは管理上の義務です。このポジションに割り当てられたタスクには、通常は財務チームと連携して、他の従業員からの注文の受け付け、注文の追跡、到着時の商品の配布、請求書の処理が含まれます。
文書によるコミュニケーションの作成と管理
レポート、スプレッドシート、データベースを作成するためのEメールやビジネスレターを作成することに加えて、管理業務にはこれらの書面によるコミュニケーションの配布を作成および管理することも含まれます。これらのコミュニケーションが同僚の従業員であろうとクライアントであろうと、ワープロと表計算プログラムを使って仕事を完成させ、プロフェッショナルで簡潔な文書を作成します。
会議の準備
会議室や会議室の設定、ケータリングの手配、AV機器の注文と設定、および議題の準備は、管理業務の範疇に含まれます。これらの重要な任務は、企業がオフィスでまたはオフィスから離れて会議またはクライアント会議を開く場合に不可欠です。
