契約管理は、複数の当事者間の法的拘束力のある契約の管理です。契約マネージャは、オファーに対する要求書、仕入先からの応答、および入札者との交渉から契約書を作成します。契約が締結された後の契約管理者の仕事は、契約に書かれている内容の遵守を確実にすることです。この記事で説明されている一般的な契約管理の課題を含め、契約の実行中に発生する問題を正しく解決するには、明確で包括的で強制力のある契約が不可欠です。
仕事は期待されるものではありません
期待されていることではない仕事の難題を避けるための最善の方法は、契約におけるあなたの期待を明確に定義することです。業務要件は通常、作業報告書に文書化されています。エンドユーザーを含む、要件の設定と作業報告書の作成に、ビジネスのすべてのレベルの人々を参加させます。専門用語を使用しないでください。すべてのビジネス用語と頭字語を定義します。
予算またはスケジュールが超過
契約では、プロジェクトの範囲を明確に定義してください。交渉予算とスケジュールが現実的であることを確認してください。予算とスケジュールを追跡して確実に目標を達成するための方法を確立します。このようにして、プロジェクト全体を通して予算とスケジュールを常に監視することができます。
適切なスキルを備えたリソースの不足
作業を実行する権限を与えられたプロジェクトチームを契約の両側に指名することが不可欠です。組織計画は、契約要件の一部として含める必要があります。契約では、個人ではないにしても、プロジェクトに取り組むための称号を定義し、必要とされるかもしれない技能または資格を述べる。組織計画では、プロジェクトチームメンバー全員の組織図を含め、これをさらに拡張します。
プロジェクトのステータスは不明です
契約書に、コミュニケーション計画を実施することを明記します。この計画には、進捗状況の更新や定例会議に関して必要とされるものを含め、組織の他の部分、特に依存プロジェクトに携わっている人々とのコミュニケーションがどのように行われるのかを説明する必要があります。
変化が起こる
リスクがチームによって毎週識別され、確認されるように契約を構築することは、変更に備えるための最善の方法です。契約には、リスクを評価し、リスクを軽減するための解決策を特定するための要件を含める必要があります。さらに、正式な変更管理プロセスを契約に含める必要があります。
支払いに異議があります
契約の遵守に基づいて報酬や罰金を科すための契約の方法とプロセスを定義します。進捗状況を測定するための方法を定義します。正確な受け入れ基準を設定してください。契約におけるこの明快さは、双方が受け入れと支払いに期待されることを理解することを確実にするでしょう。
