教育委員会であろうと国際企業であろうと、理事会に正式な手紙を書くことは一見したところ困難な作業のように思えるかもしれません。しかし、それを小さくて管理しやすいステップに分割すると、最初に予想していたよりもはるかに簡単なプロセスになります。取締役会への正式な書簡は、ビジネスレターのすべての規則に従います。それはあなたの手紙を短くそして要点に保つことが重要です。正式な手紙は1ページの長さを超えないようにする必要があります。そのため、あなたの手紙がそれを超える場合は、基本的な事実に至るまで編集を続けてください。
あなたが理事会への手紙に含めることになるもののリストを書き留めてください。例えば、あなたが理事会に授業旅行のためのお金を要求するように書いているならば、どの学生が関与するか、そしてそれがどこでいつ起こるかを示してください。
正式な手紙の形式は次のとおりです。返信先住所、日付、内部アドレス、挨拶文、手紙の本文、および終了。 1インチの余白は、ページの四辺すべてに残す必要があります。
block-formatを使用して、ページの左側からすべてのテキストを始めます。インデントするのではなく、掲示板への手紙の各部分の間に1行の空白行を残してください。
可能であればレターヘッドに書いてください。ただし、レターヘッドがない場合は、左上隅に住所を入力してください。空白行を入力してから日付を入力します。
掲示板の内側の住所、封筒に表示されているのと同じ住所を入力します。これにより、ビジネス用の手紙とフレンドリーな手紙が区別されます。内部アドレスがないと、人々はその手紙が誰のために意図されているのかについて混乱するかもしれません。
挨拶文を入力します。この場合、それは「ジョーンズ会長と世界クラフト委員会の皆さん」です。もう1つの可能性は、「世界クラフト委員会の皆さん」です。
その点に直行しなさい。人々に楽しい一日を願ったり、健康について尋ねたりしないでください。 「私はボードに書いています」はあなたがビジネスを意味することを示します。
理事会への手紙には、正式なビジネス風のトーンを維持してください。個人的な問題から遠ざけて、事実に固執する。
あなたの段落や文章を短くして、あなたが理事会へのあなたの手紙の考えを変えるとき、新しい段落を始めることを忘れないでください。言葉の多い文章は避け、小さな文章では大きな言葉を使わないでください。
「誠意をこめて」とのあなたの板へのあなたの手紙を閉じなさいそしてそれにコンマが続くことに注意しなさい。もう1つの受け入れられる正式な終結は、「あなたの心から」です。
署名は3〜4行のままにして、名前を入力します。あなたが誰かに手紙をコピーしているならば、「Cc」を加えて、彼らの名前をリストしてください。
ボードへの手紙を24時間置いてから文法やタイプミスを訂正しましょう。あなたの手紙を声に出して読んで、正式な口調と内容についてそれを評価してください。適宜編集してください。
