手書きで領収書を書くのは昔ながらのことであると思われるかもしれませんが、あなたは彼らが彼らの費用の記録を確実にするためにあなたがその余分な努力をしたという事実を高く評価します。自動チェックアウトを行っている企業でも、停電やインターネットサービスの障害が発生することがあります。ビジネスを失う代わりに、大量購入で取引しない場合は、商品の販売用の領収書を手で書くことができます。
領収書を発行する理由
正確な領収書を提供することは、あなたの顧客とあなた、つまり商人にとって多くの利益をもたらします。プラクティスは、マーチャントまたはサービスプロバイダーとしてのあなたの評判を守ります。あなたが提供する販売伝票は彼らが正しい価格で彼らが購入したすべての商品とサービスを受けたことをあなたの顧客に示しています。領収書はまた、その特定の顧客の好みを文書化します。顧客の好みや購買パターンを追跡すると、在庫を追跡して在庫補充を計画するのに役立ちます。
IRSおよび業界標準への準拠を維持することに加えて、正確な領収書を提供することで以下のことも行われます。
- それはあなたの従業員を不当または不正行為の誤った非難から守ります。
- この慣習により、紛争解決が容易になります。
- 領収書を提供すると、保証の開始日と有効期限を確定するのに役立ちます。
支払い領収書の書き方
IRSの目的のために、すべての事業経費支払い領収書には、取引が行われた日、月、年、購入した全商品または提供されたサービスのリスト、および支払われた総額が含まれていなければなりません。企業の業界標準では、現金、小切手、為替、クレジットカード、電子送金のいずれであるかにかかわらず、使用する支払い方法とともに、あなたの会社名と連絡先情報も含めることが規定されています。
領収書は法的要件ですか。
多くの州では、テナントがどのような支払い方法を使用したかにかかわらず、テナントが要求した場合、家主は家賃の領収書を書面で提出する必要があります。州によっては、特定の金額を超える購入に対してのみ領収書を要求する場合があります。ただし、そのような法的要件がない街でも、業界のベストプラクティスでは、取引ごとに領収書を発行する必要があります。簡単な「あなたは領収書をご希望ですか？」あなたがそれらを提供することを要求しないそれらの州のあらゆる法的または産業上の義務を満たします。
支払い証明の意味は何ですか？
支払いの証明には、最初の購入レシート、キャンセルされた小切手、銀行取引明細書、およびクレジットカードの明細書が含まれています。取引確認ページまたは確認Eメールは、日付、購入されたすべての品目またはサービスのリスト、および購入を完了するために使用された特定の支払い方法を含む場合、支払いの証明にもなります。
支払いの領収書を手書きする方法
領収書テンプレートを使用するかどうかにかかわらず、準拠した領収書を作成するには、次の手順を実行します。
- 領収書の右上に領収書番号を記入してください。顧客に同じ取引番号を与えないようにするには、001から始めてそこから先に進みます。今日の日付も含める限り、次の日に同じ番号を使用できます。
- 会社名と連絡先を左上隅に記入してください。勤務時間と共に、勤務先の電話、ファックス、電子メールアドレス、およびWebサイトを含めます。この情報は、購入が事業費であるかどうかを顧客が確認するのに役立つだけでなく、顧客は住所や営業時間を友人や家族に渡すことができます。
- 行をスキップして、購入したすべての商品をそれぞれの簡単な説明とともに一覧表示し、一番右端にある商品の購入価格で終了します。
- クーポンを差し引く前に、合計金額を提示してください。その後、任意の割引を取り、新しい合計を提供します。消費税を追加してください。これが店内購入でない場合は、送料と手数料も追加してください。
- 最後に、使用された支払い方法と顧客の名前を領収書の最後の行または「受信者」と表示されている場所に記入します。顧客に1部コピーを渡し、もう1部を記録用に保管してください。
