メモ（memorandumの略）は、専門的な設定で人々のグループと共有する情報を記録する文書によるコミュニケーションです。メモはさまざまなテンプレートでフォーマットできますが、メモが効果的なコミュニケーションツールとして機能するように、メモの重要な部分を含めることが重要です。
見出し
メモには、送信者、宛先、日付および件名を指定する見出しが必要です。メモに個人の名前を含める場合は、その後ろにその役職を書いてください。 差出人フィールドに、氏名の後に自分の役職を含めます。見出しは、テキストの前のメモの上部にあります。メモが緊急の場合は、見出しの上部に「緊急」という単語を書くのが一般的な方法です。
見出しの後にある概要は、メモの内容を簡単に説明しています。概要では、アイデアの提示や与えられた課題への対応など、メモの目的を紹介します。概要は読者にメモが何についてであるかについての基本的な考えを与えるので、彼女はメモをすぐに読むべきか後で読むべきかを決めることができます。
コンテキスト
メモのコンテキストセクションは、提示されている情報の背景を与えます。これは、読者がメモと商取引との関係を理解するのに役立ちます。たとえば、「高度なテクノロジプロトコルのおかげで…」と書くことができます。このフレーズやその他のフレーズは、読者がビジネスで他に起こっていることとメモを関連づけるのに役立ちます。
タスクと解決策
メモの目的が、状況に応じて実行するタスクを説明することである場合は、メモの次の部分でそう言うことができます。例えば、「私はテクノロジーの市場調査を検討します…」と言うことができます。これは読者にあなたが取っている次のステップの考えを与えます。あなたのメモが決議を提示することであるならば、あなたは書くかもしれません、「私の調査結果は私たちの会社にとって利益がないだろうと結論を下します…」
詳細
いくつかのメモは詳細の包含を要求します。統計、データまたは市場調査情報を含める必要がある場合は、これらの詳細を新しい段落に記入してください。これらの支持する考えはメモの議論部分として知られています。
結論
メモを読み終えることで得たものを読者に伝える短い結論でメモをまとめてください。最後の部分はまたあなたが議論のために質問やコメントを歓迎することを読者に知らせるべきです。
添付ファイル
メモのグラフ、チャート、ポリシー、レポート、議事録、その他のビジネス文書を参照する場合は、それらをメモの裏に添付してください。メモページの一番下に、1つ以上の文書が添付されていることを示すメモを含めます。
