SOPテンプレートを作成する方法

標準操作手順（SOP）は、組織内の従業員に一貫したガイダンスを提供するための一般的な方法です。理想的には、あなたが路上で誰かをつかむなら、その人はSOPと必要な道具以外に何もせずに仕事を完了することができるべきです。 SOPポートフォリオの重要な出発点は、一貫性を保つためのSOPテンプレートの作成です。あなたはどんな派手なソフトウェアやスキルも必要としません。必要な要素とテンプレートの外観を調整するだけで済みます。

あなたが必要とするアイテム

コンピューター
ワープロソフト

新しいワープロ文書を開きます。 SOPテンプレートに使用したい名前とバージョン管理の日付でファイルを保存します。たとえば、 "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010"のようになります。

ヘッダにテーブルを挿入します。このテーブルの行と列の数はあなた次第です。最低でも、SOP番号、タイトル、承認、または文書の発効日の欄が必要になります。必要に応じて、ページ番号と会社のロゴまたは名前にセルを使用することもできます。ヘッダー内のテーブルについての素晴らしいところは、ページを追加するとドキュメント全体で繰り返されることです。

文書の最初のページに大きな表を挿入します。この表の上部にはSOP番号と役職が含まれ、その後に文書の作成者や承認担当者などの主要担当者の署名用のセルが、名前、役職、および署名された日付とともに表示されます。最上位セルの「SOPタイトル」、次のセルの「SOP作成者」、適切なセル数の「QA承認」など、各セルの見出しを入力します。

紹介、責任、材料および機器（該当する場合）および手順のセクションを作成します。他のセクションは略語の用語集、用語または製品を含むかもしれません。これはテンプレートなので、複数のSOP作成者を計画している場合は、各セクションに何が期待されるかを説明する文を1〜2文含めることができます。

セクションをフォーマットします。 SOPセクションを提示する最も一般的な方法の1つは、各セクションに対してレタリング、番号付け、または組み合わせのシステムを開始することです。箇条書きとダッシュも使用できます。ただし、SOPを参照または修正してセクションを文字/数字で指すようにすると、作業が簡単になります。「A、B、C」のように、セクション内の後続の各行について順序付けフォーマットがどのようになるかを示します。 "1、2、3";または「A1、A2、A3、B1、B2、B3」。

テンプレートの最後にさらに2つのテーブルを挿入します。表の1つは、外部参照を一覧表示するため、またはバージョン変更のためにSOPに添付できる付録およびフォーム用です。もう1つの表は、SOPのバージョン履歴と変更の理由を文書化するためのものです。これらのテーブルは、残りのテンプレートで使用されている番号付け/文字表記の形式を引き続き使用できます。

文書を読み取り専用のテンプレートファイルとして保存します。これは、変更された場合にユーザーに別の名前で文書を保存させることによって、テンプレートが誤って上書きされないようにするのに役立ちます。